Dysk Google - synchronizacja smartfon, tablet, komputer, udostępnianie plików

Na przykładzie bardzo popularnego i moim zdaniem ciekawego rozwiązania jakim jest Dysk Google (Google Drive), pokażę zalety przechowywania plików i pracy z dokumentami na zewnętrznych serwerach, w tzw. chmurze – w tym przypadku na koncie Google.

Przechowywanie swoich danych w chmurach, to ciągle temat, który wzbudza wiele emocji i dzieli ludzi na zwolenników i przeciwników takiego rozwiązania. Z jednej strony pojawiają się niezaprzeczalne plusy, a z drugiej minusy, z którymi ciągle jeszcze trudno dyskutować.

Osobiście uważam, że jest to jedyny słuszny kierunek, w którym powinna rozwijać się technologia związana z magazynowaniem danych i pracą na plikach. Na tę chwilę nie ma jednak rozwiązania, które mogłoby konkurować wygodą z chmurą, a byłoby przy tym tak bezpieczne, by ten sposób magazynowania danych nie wzbudzał żadnych obaw. Dlatego wiele osób nie decyduje się na korzystanie z usług tego typu, choć komputer w domu często nie jest bardziej bezpiecznym miejscem na pliki niż dobra chmura. Najczęściej są to innego rodzaju zagrożenia jak uszkodzenie dysku, czy wirusy, ale zdarza mi się częściej słyszeć o utracie plików na domowym komputerze niż w chmurze.

Czym jest dysk w chmurze?

Najbardziej ogólnie, dysk w chmurze to nic innego, jak dostęp do wydzielonej przestrzeni dysków na serwerach firm, które udostępniają takie usługi. W ten sposób przenosi się cały ciężar obsługi aplikacji i magazynowania danych na zewnętrzne serwery, a klient takiej usługi dostaje do dyspozycji miejsce na swoje pliki oraz narzędzia do zarządzania nimi. W efekcie wystarczy przeglądarka z dostępem do internetu, aplikacja w telefonie lub tablecie, by zarządzać swoimi plikami. Dysków w chmurze jest naprawdę sporo, a każdy różni się nieco pod względem obsługi, dostępnego miejsca, czy dodatkowych usług.

Nie chcę tutaj namawiać Cię do żadnego rozwiązania, bo musisz sam zdecydować co jest najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie. Pokażę tylko dlaczego korzystam z chmury Google i jakie daje mi to korzyści. Najpierw jednak zastanowię się głośno nad bezpieczeństwem i słusznością korzystania z dysku w chmurze.

Bezpieczeństwo danych na Dysku Google

Głównym argumentem przeciwko trzymaniu swoich plików w zewnętrznej usłudze jest bezpieczeństwo danych. Rzeczywiście mogę tutaj mieć wątpliwości, czy pracownicy usługi, z której korzystam nie mają dostępu do moich plików i czy ich nie przeglądają. Mogę zastanawiać się, czy moje pliki przegląda NSA i czy osobie, której będzie zależało na moich danych łatwiej będzie je wykraść z Dysku Google, czy ode mnie z domu lub czy chmura Google nie padnie ofiarą ataku hakerskiego, a moje dane nie wypłyną do sieci.

Czy pracownicy Google lub NSA przeglądają pliki umieszczone przeze mnie na dysku Google? Wątpię, by to robili. Po pierwsze nie mam tam danych, które mogłyby ich interesować. Po drugie nie jestem tak znany, by czuli potrzebę tak postępować, a po trzecie, naprawdę nie uważam, by komuś na tym zależało. Tak samo mógłbym zastanawiać się, czy pracownicy banku zaglądają w moje rachunki bankowe lub pracownicy NFZ w moją historię choroby. Przecież informacje o moich pieniądzach, miejscach, w których dokonuję zakupów, cała historia mojej choroby i leki jakie kupuję na receptę są dostępne przez internet dla pracowników tych usług (i dla mnie). Czy zatem robienie problemu z tego, że ktoś ma potencjalny dostęp do moich danych ma większy sens? Być może dla kogoś tak. Ja, chcąc korzystać z danej usługi godzę się na taką ewentualność i ten temat mnie nie boli.

Myślę, że moje pliki na Dysku Google są tak samo odporne na ataki i podatne na czytanie przez osoby mające dostęp do mojego konta jak moje e-maile. Jednak mało kto zastanawia się, czy osoby trzecie mają dostęp do jego poczty, a przecież poczta z punktu patrzenia na bezpieczeństwo jest bardziej strategicznym celem, bo za jej pomocą można przejąć większość kont, które zostały założone w internecie. A jednak zdecydowana większość osób traktuje przesyłanie newralgicznych informacji pocztą elektroniczną (w tym zdjęć o jednoznacznym charakterze) jako bezpieczny sposób, a jednocześnie trzymanie danych w chmurze jako zło i uważa za mało bezpieczne. Jest w tym paradoks, gdyż zabezpieczenie danych w poczcie oraz na dysku w chmurze, a więc także dostęp osób postronnych jest podobny (jak nie taki sam) w obu usługach. Ponadto poczta e-mail także opiera się na rozwiązaniach chmurowych, więc pod względem technicznym niewiele różni się od dysku w chmurze.

Uważam też, że jeżeli chodzi o odporność plików na uszkodzenia dysku, czy zarażenie wirusem, o wiele bardziej bezpieczne są dane w chmurze, czyli także na Dysku Google. Wynika to z faktu zabezpieczania danych poprzez robienie kopii przez Google (i inne usługi tego typu) i nie robienie kopii zapasowej danych i słabe zabezpieczenia własnych komputerów przez miliony użytkowników.

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że ryzyko wycieku danych istnieje, ale nie uważam, by było ono zbyt duże. Jednak wygoda i co za tym idzie, przyjemność korzystania z rozwiązań jakie daje przechowywanie swoich danych w zewnętrznych usługach typu Dysk Google, Dropbox, One Drive jest tak ogromna, że jestem w stanie zaakceptować to ryzyko. Nie zapominam przy tym o weryfikacji dwuetapowej oraz trudnym do zapamiętania i unikatowym haśle.

Podstawowe zalety korzystania z Dysku Google

Korzystam z Dysku Google dość intensywnie, a mówiąc intensywnie mam na myśli przechowywanie i tworzenie plików, dzielenie się nimi ze znajomymi, pracę na plikach online – także grupową w czasie rzeczywistym na jednym pliku, a także synchronizację plików na różnych urządzeniach, więc też przeglądanie i modyfikację plików w smartfonie.

Dysk Google – wersja desktopowa (w przeglądarce na komputerze)

Dysk Google – aplikacja na telefon z systemem Android

Dostęp z każdego urządzenia do dysku i dokumentów – synchronizacja plików

Temat synchronizacji różnych usług poruszałem już kilka razy (Hangouts, Kontakty, Kalendarz) i jest to chyba największa siła rozwiązań chmurowych. Nie inaczej jest w przypadku dokumentów i innych plików. Synchronizacja umożliwia dostęp do nich z dowolnego tabletu, smartfona i komputera. Nie trzeba pamiętać o Pendrive, ani kopiować plików. Można przejrzeć i uzupełnić zapisane notatki w smartfonie jadąc tramwajem, a po powrocie do domu włączyć laptopa i kontynuować pracę na tym samym pliku.

Co więcej, w przypadku zmiany komputera na nowy, wystarczy zalogować się w przeglądarce internetowej do swojego dysku w chmurze, by mieć wszystkie dokumenty dokładnie w takiej samej formie jak na poprzednim urządzeniu. Podobnie jest ze smartfonem i tabletem, ale na tych urządzeniach wygodniej będzie korzystać z dedykowanej aplikacji.

Miejsce na pliki i typy plików

Dysk Google pozwala na przechowywanie dowolnych typów plików. Minusem może natomiast być ilość dostępnego miejsca w wersji darmowej. Po założeniu darmowego konta Google dostajesz 15 GB miejsca dla siebie, ale jest ono dzielone na różne usługi (poczta Gmail, kopia zapasowa zdjęć w usłudze Google Plus, Dysk Google).

Miejsce to możesz w dowolnej chwili powiększyć wykupując dodatkową przestrzeń zgodnie z cennikiem zamieszczonym tutaj. W tym samym miejscu możesz sprawdzić ile miejsca jest już zajęte i na jakie usługi.

Jak sprawdzić ilość zajętego miejsca przez Dysk Google
Widok okna, w którym można sprawdzić ilość zajętego miejsca przez Dysk Google, Gmail oraz Zdjęcia Google+.

Nie jest to mało miejsca, jeżeli chcesz gromadzić na dysku dokumenty, ale są usługi, które dają znacznie więcej miejsca w wersji darmowej (lub stosunkowo łatwo można rozszerzyć pakiet podstawowy o kolejne GB – darmowo), na przykład dysk Microsoftu One Drive. Ale jest też bardzo popularny Dropbox, który na początek daje 2 GB przestrzeni za darmo. Także można ją częściowo powiększyć na kilka sposobów.

W przypadku Dysku Google dużym plusem jest możliwość tworzenia dokumentów w specjalnych formatach Google (dokumenty Google), które mogą służyć jako zamienniki dla popularnych typów plików z pakietu Office, czyli Word, Excel, Power Point. Tworząc lub konwertując dokumenty do formatu Google nie musisz przejmować się miejscem, które te dokumenty zajmują, ponieważ Google nie zlicza tego miejsca. W ten sposób możesz mieć tysiące plików, które nie zabierają dostępnego miejsca z przysługującego Ci pakietu 15 GB – minusem/plusem jest format Google.

Same Dokumenty Google są bardzo ciekawym rozwiązaniem, ale ich możliwości nie są tak rozbudowane jak w przypadku dokumentów pakietu Office. Jednak w wielu przypadkach sprawdzą się bardzo dobrze. Nie ma więc problemu, by tworzyć w nich pisma, tabele, spis treści, umieszczać przypisy, formatować tekst, liczyć i stosować większość znanych z Excela formuł do obliczeń. Natomiast nie można używać znanych z pakietu Office makr i kilku bardziej zaawansowanych funkcji.

Tworzenie dokumentów i udostępnianie znajomym

Jak już wspomniałem, na dysku Google można przechowywać dokumenty w różnych formatach oraz je tworzyć. Nie wszystkie typy plików są obsługiwane przez Dysk Google. Jeżeli format nie jest obsługiwany, można go przechowywać na dysku i udostepniać, ale nie można edytować oraz podglądać. W takim przypadku konieczne jest pobranie pliku z dysku i modyfikacja w komputerze. Bardzo łatwo można natomiast utworzyć “Dokumenty Google” – odpowiednik Word, “Arkusze Google” – odpowiednik Excel, “Prezentacje Google” – odpowiednik Power Point.

Tworzenie takich dokumentów jest bardzo proste. Wszystkie pliki możesz organizować w folderach, a zarówno pojedyncze pliki, jak i całe foldery udostępniać znajomym lub współpracownikom.

Jak tworzyć dokumenty i arkusze kalkulacyjne w dokumentach Google

Jak udostępniać pliki i foldery z Dysku Google

Udostępnianie pliku z Dysku Google w smartfonie
Udostępnianie pliku z Dysku Google w smartfonie na przykładzie telefonu Nexus 6.

 Automatyczne zapisywanie dokumentów

Dużym plusem dokumentów Google jest automatyczne zapisywanie plików w trakcie ich modyfikacji. Nie ma więc mowy o utracie pracy dlatego, że zapomniałeś plik zapisać. Tutaj właściwie nie jest potrzebny dodatkowy komentarz. Po prostu po każdej, choćby najmniejszej zmianie w treści, dokument jest automatycznie zapisany w chmurze.

Historia modyfikacji pliku

Kolejnym bardzo przydatnym rozwiązaniem, które tworzone jest automatycznie, jest historia modyfikacji pliku. Tego rozwiązania na próżno szukać w dokumentach Word oraz Excel. Przykładowo, dla dokumentu utworzonego przeze mnie cztery lata temu, który był udostępniony około dwudziestu osobom z możliwością edycji, mogę cofnąć się z wprowadzonymi zmianiami nawet do czasu, gdy dokument dopiero powstawał. Widzę przy tym kiedy dokument był modyfikowany i przez kogo, a jednym kliknięciem mogę przywrócić wersję sprzed kilku lat. Czas historii jest tutaj zależny od wielkości pliku oraz ilości wprowadzonych zmian. Przypominam tylko, że dokumenty Google nie zajmują przestrzeni dyskowej, którą dostałem do dyspozycji, a więc historia dokumentu i możliwość odtworzenia dokumentu z dowolnego okresu także nie. Co więcej, historia nie jest zapisywana w osobnych plikach, co ma wpływ na utrzymanie porządku w dokumentach i folderach. Historię pliku można otworzyć klikając “Plik > Zobacz historię zmian”.

Więcej o historii zmian w Dokumentach Google

Zarządzanie wersjami plików na dysku Google

Innym ciekawym rozwiązaniem jest możliwość przechowywania różnych wersji plików niejako w jednym pliku. Opcja ta różni się od historii modyfikacji pliku. Można z niej skorzystać dla plików innego typu niż formaty Google, na przykład dla plików Excela. Jest to bardziej nadpisywanie plików, ale z możliwością przywrócenia poprzedniej wersji. Opcja przydatna dla udostępnionych plików, których zawartość często się zmienia. W takim przypadku nie ma konieczności udostępniania kolejnego pliku, gdyż adres pliku się nie zmienia, a tylko jego zawartość. Ponadto, w razie wątpliwości można przywrócić poprzednią wersję. Nie jest to może najbardziej istotna funkcja, ale w określonych sytuacjach może być bardzo przydatna.

W celu nadpisania w ten sposób pliku wystarczy kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i z menu wybrać “Zarządzanie wersjami”. W okienku, które się pojawi wystarczy dodać kolejną wersję pliku, a poprzednią zostawić. Warto też wiedzieć, że każda wersja utworzonego w ten sposób pliku będzie zabierała miejsce na dysku – inaczej niż w przypadku plików w formatach Google i ich historii. W wersjach plików nie widać też kto plik modyfikował.

Wyświetlanie wersji pliku i zarządzanie nimi

Zarządzanie wersjami pliku na Dysku Google
Zarządzanie wersjami pliku na Dysku Google

Praca na udostępnionym pliku z innymi osobami

Po udostępnieniu pliku do edycji innym osobom można pracować na jednym pliku w kilka lub nawet kilkadziesiąt osób jednocześnie (maksymalnie 50 osób). W niektórych sytuacjach może okazać się to bardzo pomocne i na pewno znacznie bardziej sprawne niż w przypadku tradycyjnych dokumentów Word i Excel (choć Microsoft udostępnia już rozwiązania chmurowe dla tych formatów plików).

Pliki i foldery można udostępniać do edycji lub tylko do odczytu. Jeżeli plik ma przeglądać bardzo duża ilość osób można udostępnić specjalnie przygotowany link do pliku na przykład za pomocą poczty e-mail, a treść przeglądać jak tradycyjną stronę internetową.

Więcej o publikowaniu dokumentów przez internet

Ograniczenia udostępniania dokumentów

Formularze w dokumentach Google

Bardzo ciekawym pomysłem jest tworzenie ankiet w Dokumentach Google. Google udostępnia cały mechanizm, który bardzo łatwo możesz wykorzystać do tego celu. Po stworzeniu ankiety możesz udostępnić ją publicznie lub w gronie zainteresowanych osób. Informacje z wypełnionej ankiety są od razu zapisywane na dysku Google w formie tabeli i opcjonalnie prezentowane na ciekawych wykresach. Rozwiązanie może być przydatne, jeżeli musisz przeprowadzić ankietę do swojej pracy dyplomowej lub chcesz poznać opinię klientów, czy pracowników.

Tworzenie ankiety w Formularzach Google

Specjalnie dla użytkowników nietechnologiczni.pl, utworzyłem błyskawiczną ankietę z przymróżeniem oka, którą wypełnisz w kilka sekund. Możesz przez to zobaczyć jak wyglądają Formularze Google i statystyki udostępnione publicznie (dostępne po wypełnieniu ankiety).

Załączniki poczty Gmail i dysk Google

Nieco mniej wykorzystywaną przeze mnie opcją jest możliwość wysyłania dokumentów lub folderów zlokalizowanych na dysku przez pocztę Gmail. Dokładniej, jest to wysyłanie linku do zasobów na dysku Google.

Wysyłanie w ten sposób plików zamiast tradycyjnych załączników ma swoje plusy. Przede wszystkim nie obciążasz wiadomości ciężkim załącznikiem, a co za tym idzie, nie musisz ograniaczać się do limitów jakimi ograniczana jest pojedyńcza wiadomość (w Gmailu jest to 25 MB). Poza tym możesz mieć cały czas kontrolę nad wysłaną treścią. Na przykład, po wysłaniu w ten sposób folderu możesz uzupełniać jego zawartość. Odbiorca wiadomości zobaczy nowe pliki, gdy tylko otworzy ponownie link, który mu wysłałeś pocztą. Odchodzi więc potrzeba wysyłania kolejnych wiadomości z nowymi załącznikami oraz cały bałagan, który temu towarzyszy.

Załączniki otrzymane w poczcie Gmail także łatwo jest zapisać niemal jednym kliknięciem na Dysku Google

Wstawianie plików z Dysku Google w Gmailu

Wygląd okna wyboru załącznika z Dysku Google w programie Gmail
Wygląd okna wyboru załącznika z Dysku Google w programie Gmail

Podsumowanie

Zastosowań dla dysku Google można znaleźć znacznie więcej. Mam jednak nadzieję, że te najbardziej powszechne przybliżyłem. Reszta jest bardziej złożona, ale co za tym idzie, daje też większe pole manewru. Dysk Google można bowiem rozbudować o aplikacje zewnętrznych developerów zwiększając w ten sposób jego możliwości. Można pisać własne skrypty lub korzystać z rozwiązań napisanych i udostępnionych przez inne osoby. Do sposobów wykorzystania gotowych skryptów jeszcze kiedyś wrócę, ale już teraz mogę powiedzieć, że za ich pomocą można na przykład automatycznie zapisywać na dysku Google załączniki z poczty Gmail lub sprawdzić jakie załączniki w poczcie Gmail ważą najwięcej. Łącząc kilka rozwiązań w jedno, można na przykład automatycznie zapisywać MMS ze smartfona w wybranym folderze na dysku Google, co z pewnością przybliżę kiedyś na blogu.

© lassedesignen - Fotolia.com