Kalendarz pracy w smartfonie i tablecie - synchronizacja z Google

Zastanawiasz się jak dodać za jednym razem dużą ilość wpisów (wydarzeń) do kalendarza Google lub kalendarza w Androidzie? Może to być Twój grafik pracy lub Twojej żony, ale też godziny, w których Twoje dziecko jest w szkole lub godziny, o których musisz je zawieść na pływalnię. Wszystkie powtarzające się wydarzenia w ciągu, miesiąca, czy roku możesz masowo dodać do swojego kalendarza Google. Oczywiście, czym więcej wydarzeń masz jednorazowo do dodania do kalendarza, tym więcej czasu zyskasz z rozwiązaniem, które chcę dzisiaj zaproponować.

Niestety Google nie udostępnia takiej opcji w swoich usługach. Dlatego napisałem prosty programik, który zautomatyzuje znaczną część tej pracy i w ułamku sekundy zwróci dane w odpowiednim formacie, które później w prosty sposób wystarczy dodać do kalendarza. Całość zajmuje kilka minut pracy. Wszystko co, musisz zrobić to wpisać odpowiednie dane w pliku Excel, a później wygenerowany plik zapisać w formacie csv i importować do kalendarza Google. Poniżej znajdziesz plik do pobrania, dokładny opis działania programu i instrukcję jak wygenerować dane i dodać je do kalendarza. Program nazwałem „AutoGrafik by Kramkom”, w skrócie „AutoGrafik”.

W tym wpisie i w pliku posługuję się pojęciem zmian dla wydarzeń. Wynika to z faktu, że plik jest utworzony z myślą o generowaniu kalendarza pracy. Jednak z powodzeniem można go wykorzystać do utworzenia innych wydarzeń w kalendarzu Google. Wystarczy bowiem wyobrazić sobie, że zmiana nie jest zmianą, a tylko wydarzeniem, które zostanie wpisane do kalendarza. Inaczej mówiąc, jest to tylko nazwa dla wydarzeń. Równie dobrze mógłbym nazwać te pola jako wydarzenia od 1 do 4, czy wpisy od 1 do 4.

Dane z kalendarza prześlą się automatycznie do telefonu z systemem Android, jeżeli masz synchronizowane konto. Więcej na ten temat znajdziesz we wpisie Kalendarz Google – synchronizacja z telefonem i tabletem Android oraz udostępnianie kalendarzy znajomym. Oczywiście wszystkie dane z kalendarza Google mogą być także synchronizowane z urządzeniami Apple (iPhone, iPad, MacBook), ale tego jak to zrobić nie będzie w tym tutorialu.

Po co w ogóle dodawać wydarzenia do kalendarza Google i kiedy lepiej dodać dużą ilość wpisów za jednym razem (masowo)?

Planowanie zadań i organizacja swojego czasu, nie jest mocną stroną wielu z nas. Właściwe bardzo dużo osób, które znam w ogóle nie planuje swojego czasu. Może jest to duże uproszczenie, no bo w końcu każdy wie, że rano pójdzie do pracy, a w drodze powrotnej zrobi zakupy i odbierze dziecko od babci. Później kilka standardowych czynności w domu i zaledwie cząstka wieczoru dla siebie. Wtedy w ruch idzie internet lub telewizor. Jakby nie patrzeć, jest to pewien rodzaj planu dnia.

Jednak nie każdy chodzi na stałą godzinę do pracy od poniedziałku do piątku i dlatego nie każdy może tak łatwo przewidzieć co będzie robić za 18 dni, dokładnie wtedy, gdy trzeba umówić kolejną wizytę kontrolną u lekarza dla swojego dziecka. Dobrze byłoby mieć wtedy grafik swojej pracy pod ręką, a najlepiej swój i “drugiej połowy”. A jeżeli już mieć grafik pracy przy sobie, to najlepszym rozwiązaniem byłoby mieć go w telefonie. I tutaj właśnie pojawia się najlepszy powód na prowadzanie grafików w swoim smartfonie – planowanie spotkań w nieco dalszej przyszłości.

Mam tę komfortową sytuację, że grafik pracy dostaję na cały rok i mogę go wprowadzić jednorazowo do swojego kalendarza, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by aktualizować go raz w miesiącu, czy innym interwale czasowym.

W jaki sposób dodać grafik pracy do kalendarza Google?

Odpowiedzi na to pytanie szukałem już kilka lat temu. Ponieważ nic sensownego nie znalazłem postanowiłem sam rozwiązać ten problem. Wykorzystałem do tego celu Excela i lekko pokombinowałem z makrami. W efekcie powstał stosunkowo prosty programik, który co prawda ma swoje ograniczenia, ale rolę do jakiej został stworzony spełnia całkiem dobrze. Myślę, że idea działania i obsługa tego programu także będzie zrozumiała.

Jak działa program AutoGrafik do masowego dodawania wpisów do kalendarza Google

AutoGrafik Kramkom wygląd okna programu - dodawanie masowo wpisów do kalendarza Google
Wygląd programu AutoGrafik by Kramkom. Pomarańczowe pola należy wypełnić zgodnie z instrukcją.
  1. Po wypełnieniu w odpowiedni sposób komórek w pliku i użyciu przycisku uruchamiającego program, zostanie wygenerowany nowy plik z rozszerzeniem xls (bez zapisania na dysku), w którym utworzone zostaną wydarzenia na podstawie wpisów w odpowiednich polach. Na tym etapie można wykonywać dowolne testy bez konsekwencji utworzenia niepożądanych wpisów w kalendarzu Google.
  2. W ten sposób generuje się pliki z danymi oddzielonymi przecinkami – charakterystyczne dla formatu CSV. Plik nie jest zapisany, więc należy zrobić to samemu pamiętając, że podczas zapisywania musi być zmieniony format pliku z xls na CSV. Podczas zapisywania pliku może pojawić się komunikat informujący o możliwych błędach w formacie danych – należy go zaakceptować.
  3. Nazwa pliku nie ma znaczenia – może być domyślna. Takich plików można wygenerować dowolną ilość – jeżeli ma to być grafik pracy na miesiąc wystarczy jeden plik.
  4. Wygenerowany i zapisany plik w formacie CSV należy importować do kalendarza Google. Informacje jak to zrobić znajdziesz w dalszej części.
Przykładowe dane w formacie CSV do masowego umieszczenia w kalendarzu Google
Przykładowe dane w pliku w formacie CSV utworzonym przez AutoGrafik. Taki plik należy importować do kalendarza Google.

Ważne podczas wypełniania danych w pliku AutoGrafik.

  • Jednorazowo można utworzyć wpisy tylko w obrębie jednego roku kalendarzowego.
  • Wpisy mogą dotyczyć maksymalnie czterech zmian i dni wolnych, z czego pierwsza i druga zmiana muszą zaczynać się i kończyć w tym samym dniu. Trzecia i czwarta zmiana może kończyć się w tym samym dniu lub w następnym – to ustawienie należy wybrać w pliku.
  • Chcąc dodać do kalendarza wpisy dotyczące pierwszej zmiany należy wpisać “1” w odpowiednim dniu, drugiej zmiany – “2”, trzeciej “3”, a czwartej zmiany „4”. Inne cyfry lub litery będą ignorowane – mogą więc być wpisane, ale nie będą brane pod uwagę przez program.
  • W celu dodania tylko dwóch wydarzeń o charakterze cyklicznym np. zawożenie dziecka na pływalnię w poniedziałki od 16:00 do 18:00 i w piątki od 17:00 do 19:00, należy traktować wpis tak jak pierwszą i drugą zmianę. W takim przypadku dla wydarzeń poniedziałkowych wpisz 1, dla piątkowych 2 i dopasuj godziny w polach z godzinami dla zmiany 1 i 2.
    Może to być zmiana trzecia lub czwarta, ale należy pamiętać, by określić w pliku, czy koniec wydarzenia będzie w tym samym dniu, czy w następnym. Zakładam, że jeżeli chodzi o pływalnię, zakończenie będzie w tym samym dniu. Wtedy należy wybrać „0” w kolumnie „AL” dla tego wpisu.
  • W polach służących do wpisania nazwy wydarzenia, uwag i lokalizacji nie można umieszczać przecinka “,”. Jest to bardzo ważne, bo inaczej plik na pewno nie będzie poprawnie zaimplementowany do kalendarza Google.
  • Podczas wyboru godzin dla zmian należy upewnić się, że dla pierwszej i drugiej zmiany godzina rozpoczęcia jest mniejsza niż godzina zakończenia np. 6:00 AM – 2:00 PM, a dla trzeciej zmiany i czwartej w zależności od ustawienia w pliku. Jeżeli wydarzenie dla 3 i 4 zmiany ma kończyć się w następnym dniu wybierz „1” w kolumnie „AL”. Jeżeli kończy się w tym samym dniu co zaczyna, wybierz „0”. Godziny muszą być w formacie 12-godzinnym – można wybrać z rozwijanej listy (interwał co 15 minut).
  • Chcąc korzystać z wpisów dla zmiany trzeciej i czwartej zwróć uwagę na odpowiedni wybór w kolumnie „AL”. Możesz tam zdecydować, czy zmiany te mają kończyć się w tym samym dniu, czy w następnym. Jest to bardzo ważne, gdyż przy niewłaściwym wyborze wpisy do Kalendarza Google mogą być niewłaściwe.
    W zależności od decyzji, czy wydarzenie kończy się w tym samym dniu, czy w następnym musisz dopasować odpowiednio godziny rozpoczęcia i zakończenia (tylko dla zmian 3 i 4). Jeżeli więc decydujesz się na zakończenie wydarzenia w tym samym dniu (wybrane 0 w kolumnie „AL”) godzina zakończenia musi być większa niż godzina rozpoczęcia. Jeżeli w kolumnie „AL” wybrałeś „1” – wydarzenie kończy się w kolejnym dniu, godzina zakończenia może być mniejsza od godziny rozpoczęcia. Oczywiście w tym przypadku nie zawsze musi tak być, ale najczęściej będzie. Chodzi mi o przypadek, gdy rozpoczniesz wydarzenie na przykład o 13:00, a zakonczysz następnego dnia o 16:00. Jednak najczęściej w przypadku standardowej zmiany roboczej (nocnej) godzina rozpoczęcia będzie większa niż zakończenia, na przykład 22:00 – 6:00 (pamiętaj o wybraniu 1 w kolumnie „AL”).
  • Nie ma przeszkód, by wpisać tylko jeden rodzaj wydarzenia lub tylko dwa itd.
  • Przykład 1: pierwsza zmiana – pierwsza zmiana, druga zmiana – druga zmiana, trzecia zmiana – basen dziecka (kończy się w tym samym dniu – wybierz odpowiednie ustawienie w kolumnie „AL”), czwarta zmiana – siłownia (kończy się w tym samym dniu – wybierz odpowiednie ustawienie w kolumnie „AL”).
  • Przykład 2: pierwsza zmiana – pierwsza zmiana, druga zmiana – druga zmiana, trzecia zmiana – trzecia zmiana (kończy się w kolejnym dniu – wybierz odpowiednie ustawienie w kolumnie „AL”), czwarta zmiana – pusta.
  • Jeżeli chcesz utworzyć kilka wydarzeń, które odbywają się w różnych miejscach, a chcesz wpisać automatycznie miejsce w kalendarz, lepiej jest utworzyć kilka plików csv niż wpisać wszystkie wydarzenia za jednym razem – można wpisać tylko jedno miejsce podczas generowania jednego pliku CSV.

Jak utworzyć plik CSV z danymi do kalendarza Google przy pomocy pliku AutoGrafik, który zamieszam poniżej.

  1. Do działania pliku konieczne jest posiadanie w swoim komputerze programu Excel, a przy uruchomieniu pliku należy zgodzić się na działanie makr. Oryginalny plik z tego artykułu jest bezpieczny i nie zawiera złośliwego kodu.
  2. Pobierz plik AutoGrafik i zapisz go w swoim komputerze w dowolnej lokalizacji.
  3. Otwórz plik i wypełnij pomarańczowe pola zgodnie z instrukcjami w pliku i zamieszczonymi powyżej.
  4. Po wpisaniu wszystkich danych uruchom działanie programu poprzez wciśnięcie zielonego przycisku opisanego „Tutaj rozpocznij działanie programu po wpisaniu danych w pomarańczowe pola”. W tym momencie zostanie wygenerowany nowy plik z potrzebnymi wpisami – jedno wydarzenie w jednym wierszu.
  5. Zapisz wygenerowany plik jako csv (wartości oddzielane przecinkami) – w oknie które pojawi się po wciśnięciu przycisku “Zapisz” zmień format pliku z xls na csv. Nazwa pliku nie ma znaczenia.
  6. Tak utworzony plik csv możesz dodać do kalendarza Google. Instrukcja poniżej.
  7. Jeżeli chcesz utworzyć dane oparte na innym schemacie, zmień dane w pomarańczowych polach i wygeneruj kolejny plik csv postępując zgodnie z powyższymi punktami.
Autografik zmiana formatu pliku na CSV - akceptowany przez kalendarz Google
Podczas zapisywania utworzonego pliku z danymi w formacie CSV należy zmienić format pliku na „Dane oddzielanie przecinkami – CSV”. Nazwa pliku nie ma znaczenia i może być domyślna.

Importowanie wydarzeń z plików w formacie CSV do Kalendarza Google

UWAGA: Przed dodaniem automatycznie dużej ilości wydarzeń do kalendarza Google utwórz nowy (testowy) kalendarz i do niego dodaj wydarzenia. W ten sposób będziesz mógł sprawdzić, czy wszystkie dane są przeniesione poprawnie z pliku csv. Jeżeli okaże się, że utworzony zestaw danych nie jest taki jak chciałeś, będziesz mógł łatwo usunąć cały kalendarz i powtórzyć proces. W przypadku dodania dużej ilości niepoprawnych wpisów do istniejącego kalendarza musiałbyś usuwać każde wydarzenie osobno, żeby nie stracić innych danych. Weź poprawkę, że możesz pomylić dzień, godziny, adres, nazwę itp.

Jak utworzyć testowy (nowy) kalendarz w Kalendarzach Google

  • Wejdź na stronę Kalendarza Google.
  • Z lewej strony odszukaj pozycji „Moje kalendarze” i kliknij w trójkącik z prawej strony, a następnie wybierz „Utwórz nowy kalendarz” .
Utworz nowy kalendarz w Kalendarzu Google
Wybierz „Moje kalendarze”, wciśnij trójkącik z prawej strony, a następnie wybierz „Utwórz nowy kalendarz”.
  • Wpisz dowolną nazwę, wciśnij „Utwórz kalendarz” i wróć do kalendarza.
Tworzenie nowego kalendarza Google
Nadaj nazwę tworzonego kalendarza i wciśnij „Utwórz kalendarz”, a następnie wróć do kalendarzy.
  • Na liście kalendarzy „Moje kalendarze” pojawi się nowy kalendarz – w moim przypadku nazwany „testy„.

Jeżeli będziesz miał pewność, że wszystko jest tak jak chciałeś, możesz dodać wydarzenia ponownie do właściwego kalendarza, a kalendarz testowy usunąć. Zajmie to zaledwie kilka minut, ale może oszczędzić Ci znacznie więcej czasu.

Importowanie danych z pliku CSV do kalendarza Google

  • Z lewej strony odszukaj opcji „Inne kalendarze„, kliknij strzałkę w dół, a następnie wybierz „Importuj kalendarz„.
Importowanie danych CSV do kalendarza Google
W celu importowania danych z pliku CSV wybierz „Inne kalendarze”, rozwiń listę z prawej strony, a następnie wybierz „Importuj kalendarz”.
  • Kliknij Wybierz plik, wskaż plik z wydarzeniami i kliknij Otwórz. W moim przypadku jest to plik Workbook8.csv.
  • Wybierz Kalendarz Google, do którego chcesz zaimportować wydarzenia, a następnie kliknij Importuj. Pamiętaj, by wybrać kalendarz testowy, jeżeli nie masz pewności, czy wszystkie dane w pliku CSV masz poprawne.
Wygląd okna importowania kalendarzy Google
Wybierz zapisany wcześniej plik utworzony w programie AutoGrafik, a następnie wybierz kalendarz, w którym zostaną utworzone dane z importowanego pliku. Jeżeli nie wiesz, czy masz poprawne dane, dodaj je najpierw do testowego kalendarza.
  • Jeżeli wszystko pójdzie poprawnie zobaczysz podobny komunikat jak ten.
Importowanie pliku CSV do kalendarzy Google - komunikat
Komunikat po zaimportowaniu danych do kalendarza Google.

Po poprawnym importowaniu danych z pliku CSV utworzą się wpisy w kalendarzu zgodnie z danymi, które wpisałeś w AutoGrafik. Teraz zostaje już tylko synchronizować kalendarz z telefonem oraz udostępnić bliskim. Więcej na ten tematu znajdziesz tutaj.

Importowanie pliku CSV do kalendarzy Google - komunikat
Poprawnie utworzone wydarzenia z grafiku pracy w kalendarzu Gogle.
© vadymvdrobot - Fotolia.com