Jak pozbyć się spamu w poczcie elektronicznej

Spam przysyłany jest pocztą elektroniczną od zawsze i jest go tak dużo, że część z nas zdążyła się do niego przyzwyczaić i traktuje go jako coś normalnego. Poza tym darmowe skrzynki pocztowe potrafią mocno uprzykrzyć życie. Zgodnie z regulaminem części z nich, zgadzamy się na otrzymywanie wiadomości reklamowych w formie e-maili. Jest to cena, którą płacimy za darmowy dostęp do swojej poczty. Ja nie należę do tych, którzy zaakceptowali spam jako część swojego życia, dlatego dzisiaj pokażę co można zrobić, by o nim zapomnieć i zwiększyć bezpieczeństwo swojego komputera. Po raz kolejny z pomocą przychodzi Google.

Pierwszy kontakt z kontem Gmail

Gdy zacząłem korzystać z poczty Gmail kilka lat temu, nie mogłem uwierzyć, że poczta może być taka… czysta. Był to strzał w dziesiątkę. Nie tylko zniknął problem spamu, ale też samo korzystanie z poczty stało się bardziej przejrzyste i intuicyjne. Można by pomyśleć, że nie warto zakładać kolejnej skrzynki i logować się do kolejnego konta. Poza tym ciągle zostaje problem starej poczty, do której przyzwyczailiśmy wiele osób i z której nie możemy tak po prostu zrezygnować. Rzecz właśnie w tym, że nie musimy rezygnować, a jedną z ciekawszych opcji jest konsolidacja posiadanych adresów pocztowych w jednym miejscu i zarządzanie nimi z poziomu Gmaila. Podpięcie innych adresów, pozwoli na zarządzanie pocztą z wszystkich kont pocztowych w jednym miejscu. Logując się zatem do jednej usługi możemy wysyłać i odbierać pocztę z kilku kont. E-maile można automatycznie segregować do różnych folderów (w Gmailu foldery zastępują etykiety, ale idea jest podobna), co pozwoli na łatwe oddzielenie otrzymywanych wiadomości i zarządzanie pocztą.

Jeżeli ktoś nie ma jeszcze swojej skrzynki pocztowej i zastanawia się, którą usługę wybrać, także warto zainteresować się właśnie tym kontem.

Filtrowanie spamu

Poczta Gmail ma bardzo dobre algorytmy filtrujące spam. Poza tym sami możemy decydować co ma trafić do spamu, a co nie. Wiadomości reklamowe wysyłane na przykład przez pocztę wp.pl są bardzo dobrze rozpoznawane i trafiają do folderu spam. Podobnie jest z innymi e-mailami, których sobie nie życzymy. W efekcie skrzynka odbiorcza staje się miejscem, czystym od spamu, a sporadyczne e-maile, które nie zostaną rozpoznane jako spam, można jednym kliknięciem przenieść do spamu, “ucząc” tym samym pocztę, że nie życzymy sobie widzieć podobnych wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Po połączeniu innych adresów z kontem Gmail, (prawie) cała poczta zostanie pobrana na konto Gmail. Spam od razu zostanie filtrowany i umieszczony w jednym folderze oznaczonym “Spam”. W przypadku mojej poczty jest to między trzysta, a czterysta wiadomości w miesiącu, a więc średnio ponad dziesięć dziennie. Spam zostanie automatycznie usunięty po trzydziestu dniach od momentu, w którym trafił do naszej poczty. Jest to czas, w którym możemy ingerować w wiadomości i np. oznaczyć je jako “to nie jest spam”. Gmail przeniesie takie wiadomości do skrzynki odbiorczej i “nauczy się”, że jest to dla nas ważna wiadomość, więc następne tego typu (np. temat lub nadawca) nie powinny trafiać już do spamu.

Warto wspomnieć jakich błędów często się dopuszczamy podczas wysyłania poczty i zakupów w sklepach internetowych.

Wysyłanie poczty do wielu adresatów

Wpisywanie grupy adresów w pole “DO” i wysyłanie takiej wiadomości do wielu osób nie należy do dobrych praktyk. Udostępniamy w ten sposób adresy osób, które najprawdopodobniej sobie tego nie życzą. Problemu zapewne nie ma, gdy jest to kilka osób, które się znają. Gorzej, gdy na takiej liście znajdują się adresy różnych odbiorców, niekonieczne znajomych. W takim przypadku zdecydowanie powinniśmy wpisać adresy w polu “UDW”. Wysłyłając w ten sposób wiadomości mamy pewność, że otrzyma je każda osoba, która była adresatem, ale adresy e-mail nie będą widoczne.

Wysyłanie wiadomości, w których każdy widzi innych adresatów powoduje, że narażamy te adresy na przechwycenie ich w celu wysyłania spamu. Kiedyś modne były tzw. łańcuszki (może dalej są – nie spotkałem się już dawno), które należało przesłać dalej przynajmniej do kilku osób żeby nie przytrafiło się nam coś złego lub odwrotnie, by spotkało nas niezmierzone szczęście. Pomijam w tym miejscu moją niską wiarę w słuszność takiej korelacji, ale niektóre osoby motywowało to do przesyłania takiej wiadomości do swoich znajomych. Umieszczenie adresów w polu “DO” podczas przesyłania dalej powodowało, że wszystkie adresy były widoczne dla każdego kto później otrzymał taką wiadomość.

Newslettery to nie spam

Wbrew temu co niektórzy myślą, newsletter to nie spam, gdyż sami wyraziliśmy zgodę na otrzymywanie tych wiadomości. Inną kwestią jest, czy mieliśmy taką świadomość podczas zapisywania się do newslettera. Niestety często zgodę wyrażamy nieświadomie. Gdy zakładamy konto w sklepie internetowym pytani jesteśmy, czy wyrażamy zgodę na otrzymywanie wiadomości reklamowych. Zaznaczamy wtedy wszystkie “ptaszki”, które pojawiają się przed założeniem konta, a często jeden z nich jest właśnie zgodą na otrzymywanie newslettera. Jeżeli nie zwrócilśmy na to uwagi, możemy później niepotrzebnie denerwować się, że sklep nagle zaczął wysyłać niechciane wiadomości. Ponieważ wcześniej wyrazilśmy zgodę na otrzymywanie tego typu wiadomości, nie powinniśmy interpretować ich jako spam. Na szczęście bardzo łatwo zrezygnować z newslettera, gdy okaże się, że jego treść nas nie interesuje i chcąc być w porządku, tak właśnie powinniśmy robić.

Tworzenie aliasów adresu w Gmailu. Co to jest i do czego może się przydać.

Alias to najprościej mówiąc alternatywna nazwa, którą możemy wykorzystać do posiadanego już adresu. Google podeszło do tematu nieco odmiennie niż większość. Tworzenie aliasu dla dowolnego adresu odbywa się poprzez dodanie znaku “+” i dowolnego ciągu znaków za nazwą użytkownika. Przykład. Mój adres to kramkom@gmail.com. Spokojnie mogę zatem podać na stronie logowania do sklepu internetowego adres kramkom+nietechnologiczni@gmail.com lub kramkom+newsletter@gmail.com. Poczta wysłana na dowolny z tych adresów trafi do mojej skrzynki. Różnica polega na tym, że po otrzymaniu poczty na adres kramkom+newsletter@gmail.com mogę w bardzo prosty sposób ją filtrować, oznaczać różnymi etykietami, czy nawet od razu usunąć. Wszystko to dzięki jednorazowemu utworzeniu reguły opartej właśnie na tym unikatowym adresie e-mail. Podając zatem alias adresu na stronie, która wymaga logowania, możemy uniknąć w skrzynce niechcianych wiadomości, które zostaną wysłane na ten adres. Żeby korzystać z aliasów nie musimy nic konfigurować w poczcie. Po prostu wystarczy podać adres tak jak opisałem wyżej.

Jako ciekawostkę podam, że poczta Gmail nie rozróżnia adresów z kropką. Zatem adres imie.nazwisko@gmail.com jest jednoznaczny z adresem imienazwisko@gmail.com lub nawet i.mienazwisko@gmail.com.

Ograniczenia poczty Gmail

Myślę, że największym ograniczeniem dla niektórych osób może okazać się limit pojedynczej wiadomości, który wynosi 25 MB, oraz limit całej skrzynki, której pojemność jest wspólna z innymi usługami (Gogle Plus, Google Drive) i standardowo wynosi 15 GB dla konta osobistego, które jest darmowe lub 30 GB dla konta firmowego (płatne). Pojemność oczywiście można znacznie zwiększyć, ale niestety jest to usługa płatna i to w abonamencie, co jest bardzo niekorzystne. Wcześniej napisałem, że po połączeniu innego konta z kontem Gmail zostanie pobrana prawie cała poczta. To, że nie wszystkie wiadomości zostaną pobrane wynika właśnie z limitu pojedynczej wiadomości. Jeżeli w połączonej poczcie mieliśmy wiadomości większe niż 25 megabajtów nie zostaną one pobrane.

Google zapewne wychodzi z założenia, że poczta już od dawna nie jest miejscem na udostępnianie dużych plików (filmy, zdjęcia), gdyż do takich rzeczy służą inne usługi (Google Drive, YouTube, Google Plus) i po części się z tym zgadzam. Znacznie bowiem prościej zarządzać plikami na dysku Google niż w poczcie. Osobiście ilość miejsca w poczcie mi nie przeszkadza, gdyż od 2007 roku wykorzystałem zaledwie 2,5 GB miejsca przy szesnastu tysiącach wątków wiadomości, ale zdaję sobie sprawę, że pod tym względem Gmail obecnie nie jest konkurencyjny.

Korzyści z używania poczty Gmail

Wymieniłem wady, które moim zdaniem posiada Gmail. Teraz krótko o plusach. Filtrowanie spamu przez pocztę Gmail to już legenda i ciężko znaleźć konkurencję do algorytmu Google. Jednak Gmail ma znacznie więcej zalet. Wspomnę tylko o najciekawszych, do którym osobiście zaliczam łączenie wiadomości w wątki, szybkość, integrację kontaktów z telefonem opartym na systemie Android, spore możliwości konfiguracji, w której możemy ustawić na przykład, by wiadomości oznaczone gwiazdką lub nieprzeczytane były widoczne w górnej części. Gmail posiada także bardzo dobrą wyszukiwarkę e-maili, która wyszukuje również w treści załączników – także pdf. Rzeczywiście znalezienie nawet bardzo starej wiadomości w Gmailu po treści dokumentu załączonego do e-maila trwa chwilę porównywalną z wyszukaniem frazy w wyszukiwarce Google. Bardzo dobrze widać w tym miejscu, co jest prawdziwym konikiem firmy.

Jest też możliwość opóźnienia wysyłania wiadomości na przykład o 30 sekund. Opcja ta jest bardzo ciekawa. Chyba każdemu zdarzyło się wysłać wiadomość i po chwili zorientować się, że nie ma załącznika lub znaleźć jakiś błąd. W przypadku tego ustawienia, poczta jest teoretycznie wysłana, ale tak naprawdę czeka jeszcze 30 sekund na serwerze. W tym czasie widoczny jest przycisk “cofnij”. Gdy go użyjemy wiadomość zostanie przywrócona i otwarta ponownie do edycji, co pozwoli na jej poprawienie. Podobnych smaczków znajdziemy całkiem sporo.

Jak utworzyć konto Gmail

Informacje potrzebne do założenia konta Gmail znajdziemy pod tym linkiem.

Podpięcie adresów e-mail z innego konta

Jak skonfigurować konto Gmail do odbierania poczty z innych kont opisane zostało tutaj.

Myślę, że warto wybrać opcję pozostawienia kopii wiadomości na poprzednim serwerze. Pozwoli nam to zachować kopię wszystkich wiadomości i z pewnością będzie znacznym ułatwieniem, gdybyśmy z jakiegoś powodu chcieli wrócić do poprzedniego rozwiązania.

Wysyłanie wiadomości e-mail z innych kont za pomocą poczty Gmail

Jak skonfigurować konto Gmail do wysyłania poczty z innych adresów e-mail znajdziemy pod tym linkiem,

Należy pamiętać, że do wysyłania poczty z innych adresów niż Gmail w taki sposób, by odbiorca nie wiedział, że została ona przekierowana z Gmaila powinniśmy podczas konfiguracji użyć opcji wysyłania przez serwery SMTP dostawcy tego adresu. Zostało to opisane na wskazanej przeze mnie stronie, ale zwracam uwagę, bo może to być dla wielu osób znaczące.

Twój adres Gmail będzie nadal umieszczany w nagłówkach e-maili w polu nadawcy, by poczta od Ciebie nie była oznaczana jako spam. Większość klientów poczty e-mail nie wyświetla pola nadawcy, chociaż niektóre wersje programu Microsoft Outlook mogą wyświetlać informację “Od nazwa_użytkownika@gmail.com w imieniu dostosowany_adres@domena.com”. Jeśli nie chcesz, by informacja o wysyłaniu w czyimś imieniu pojawiała się w wiadomościach, zalecamy użycie serwerów SMTP drugiego dostawcy poczty e-mail.

© Ammentorp - Fotolia.com