Synchronizacja kalendarza Google z telefonem i tabletem z systemem Android i z komputerem

Pamiętam, gdy miałem pierwszy organizer, w którym mogłem zapisywać terminy spotkań i egzaminów w szkole. Było w nim też miejsce na telefony i adresy znajomych, a także prosty kalkulator i długopis. Taki kalendarz książkowy przeznaczony był na rok. Później przepisywałem kontakty do nowego organizera i życie toczyło się dalej. Były to czasy, gdy nie miałem komputera i nikt nie miał telefonu komórkowego, bo ich jeszcze nie było. Pomijam prototyp z 1956 roku ważący 40 kilogramów i eksperymenty Motoroli z lat 70 – 80. Wiem, że podobne kalendarze książkowe do dzisiaj cieszą się powodzeniem. Jednak ja już z nich nie korzystam. Zamieniłem ich funkcjonalność na coś znacznie bardziej wygodnego i częściowo o tym będzie ten wpis. Częściowo, bo dotyczyć będzie prowadzenia i synchronizacji kalendarza Google między komputerem, telefonem i tabletem. Pokażę też w jaki sposób można udostępniać kalendarze znajomym i jak ich zapraszać na wydarzenia. O tym jak radzić sobie z kontaktami i synchronizować je z telefonem pisałem już wcześniej, w artykule Synchronizacja listy kontaktów w telefonie z kontem Google.

Co to jest kalendarz Google

Kalendarz Google trochę przypomina organizer, o którym wspomniałem na początku, ale różnica polega na tym, że zarówno cały kalendarz jak i wszystkie wydarzenia, które chcesz w nim zapisać są w formie elektronicznej. Z tego powodu możesz z niego korzystać na komputerze z dowolnym systemem operacyjnym, gdyż dostępny jest w przeglądarce internetowej pod adresem https://www.google.com/calendar oraz na telefonach i tabletach z systemem Android i iOS (iPhone, iPad). Oryginalna aplikacja od Google na Androida dostępna jest w sklepie Play.

Dużą zaletą kalendarza Google jest fakt, że nie musisz ograniczać się do aplikacji od Google. W sklepie play.google.com jest wiele aplikacji, które możesz zainstalować w swoim telefonie. Z powodzeniem mogą zastąpić one oryginalną aplikację. Zresztą w przypadku telefonów z Androidem, które mają tzw. nakładki producentów, często aplikacja kalendarza od Google zastąpiona jest dedykowaną aplikacją producenta telefonu. Aplikacje innych producentów, które korzystają z kalendarza Google automatycznie będą synchronizować dane, jeżeli telefon jest połączony z kontem Google.

Oryginalna aplikacja “Kalendarz Google” instalowana jest domyślnie przede wszystkim w telefonach i tabletach z serii Nexus. Cechuje się prostotą i przejrzystością typową dla aplikacji Google, a od niedawna jej wygląd jest zgodny ze stylem “Material design”, który jest charakterystyczny dla najnowszej odsłony Androida 5.0 Lollipop. Pisałem już o nim po aktualizacji aplikacji Gmail na Androida.

Jakie są możliwości kalendarza Google?

Kalendarz Google, to o wiele więcej możliwości niż tylko wybór dopasowanej aplikacji na telefon z systemem Android. To przede wszystkim pełna synchronizacja danych między urządzeniami pracującymi na różnych systemach operacyjnych – Winodws, OS X, Linux, Android, iOS i to uważam za jego największą siłę. Nieważne z jakiego urządzenia korzystam, zawsze mam dostęp do swoich wydarzeń zapisanych w kalendarzu.

Przykład wykorzystania przeze mnie kalendarza Google

Umawiam telefonicznie spotkanie ze stomatologiem siedząc przy MacBooku (z systemem OS X). Od razu dodaję nowe wydarzenie w kalendarzu, w którym uzupełniam datę i miejsce spotkania. Niestety dwa dni później okazuje się, że w tym dniu będę musiał załatwić coś ważniejszego. Dzwonię do swojego lekarza i przekładam termin. Podczas rozmowy przeglądam kalendarz na tablecie (z systemem Android) żeby ustalić nowy termin. Tam też zmieniam termin i ustawiam przypomnienie na dwie godziny przed spotkaniem. Razem z powiadomieniem w telefonie pojawi się opcja włączenia nawigacji do miejsca spotkania, gdyż wcześniej w kalendarzu zapisałem adres swojego lekarza. W trakcie wizyty u lekarza, w telefonie sprawdzam w jaki dzień umówić się za pół roku na wizytę kontrolną. Ponieważ wcześniej dodałem do kalendarza grafik pracy na cały rok, w kilka chwil ustalę termin, który nie będzie kolidował z pracą.

Mam nadzieję, że ten przykład pozwoli zrozumieć możliwości jakie daje synchronizacja kalendarza. Dokładając do tego udostępnianie wydarzeń znajomym oraz wysyłanie im zaproszeń na wspólne spotkania otrzymasz bardzo mocne narzędzie, którego funkcjonalność stać będzie na najwyższym poziomie.

Temat dodawania grafiku pracy i innych systematycznie pojawiających się wydarzeń w dużej ilości, poruszyłem w osobnym wpisie. Tam dowiesz się „Jak masowo dodać grafik pracy do kalendarza Google i do smartfona z Androidem(mojego autorstwa). Temat jest dość obszerny stąd osobny wpis.

Synchronizacja kalendarza Google z telefonem, tabletem i komputerem

Przykład synchronizacji kalendarza na różnych urządzeniach pokazałem wyżej. Teraz trochę o działaniu. Chcąc korzystać z kalendarza Google musisz mieć założone konto. Jak to bywa z usługami Google wystarczy jedno konto do wszystkich usług. Jeżeli więc masz konto na Gmailu, YouTube, gDrive, czy dowolnej innej usłudze Google, to masz też dostęp do kalendarza na stronie https://www.google.com/calendar. Konto Google jest także wymagane, jeżeli chcesz korzystać ze sklepu z aplikacjami w telefonie z Androidem.

Chcąc synchronizować kalendarz Google na wszystkie urządzenia upewnij się, że na każdym jesteś zalogowany na to samo konto. Synchronizacja będzie odbywać się automatycznie. W przypadku problemów upewnij się, że konto Google jest podpięte pod telefon lub tablet. Jeżeli wystąpią problemy z synchronizacją sprawdź, czy przypadkiem nie jest wyłączona synchronizacja konta lub samego kalendarza.

Jak rozwiązać problem z synchronizacją kalendarza Google

Tworzenie wielu kalendarzy dla jednego konta

Jeżeli zamierzasz aktywnie korzystać z kalendarzy Google, polecam utworzenie kilku kalendarzy w ramach jednego konta np. jeden z grafikiem pracy, osobisty, ze spotkaniami w pracy, towarzyski. Takie rozwiązanie ma kilka zalet, a najciekawsze moim zdaniem przedstawiam poniżej.

  • udostępnianie rodzinie lub znajomym jednego kalendarza, np. z grafikiem pracy – bez wglądu w pozostałe informacje – z innych kalendarzy
  • włączenie lub wyłączenie synchronizacji wybranych kalendarzy na urządzeniach mobilnych – nie musisz synchronizować z telefonem kalendarza, którego używasz tylko w pracy lub służącego do wysyłania przypomnień cyklicznych
  • możliwość definiowania kolorów dla każdego kalendarza, co zwiększa czytelność

Jak utworzyć kolejny kalendarz dla swojego konta

Jak usunąć wybrany kalendarz ze swojego konta

Udostępnianie kalendarzy innym osobom

Udostępnianie wybranych kalendarzy Google jest bardzo przydatną funkcją i sprawdzi się w przypadku, gdy zależy Ci na dzieleniu się swoim planem dnia z innymi. Najbardziej przejrzystym przykładem będzie udostępnienie najbliższej rodzinie grafiku pracy. Wystarczy, że swój grafik pracy utworzysz w osobnym kalendarzu i wybranym osobom nadasz prawa do wglądu w ten grafik. Od tej pory wszystko co w tym grafiku dodasz lub zmienisz będzie widoczne dla osób, którym udostępniłeś ten kalendarz. Cały Twój kalendarz będzie widoczny dla wybranych osób jako kolejny kalendarz w ich Kalendarzu Google. Osoby te mogą decydować, czy chcą go widzieć cały czas, włączyć na chwiłę jednym kliknięciem, by podejrzeć od czasu do czasu jak idziesz do pracy. Mogą też decydować, czy Twój kalendarz ma być synchronizowany z ich urządzeniami mobilnymi.

Jak udostępnić swój kalendarz znajomym

Zapraszanie znajomych na wydarzenia

Zapraszanie znajomych na imprezy i wydarzenia w kalendarzu Google jest inną opcją niż udostępnianie całego kalendarza. Chodzi tutaj o pojedyńcze wydarzenia, w których powinny uczestniczyć inne osoby. W takim przypadku tworzysz wydarzenie w swoim kalendarzu np. towarzyskim i wpisujesz adresy e-mail znajomych, którzy mają w nim uczestniczyć. W ten sposób każda z osób zainteresowanych otrzyma powiadomienie e-mail oraz wydarzenie zostanie umieszczone w ich kalendarzu Google (w zależności od ustawień).

Jak zapraszać znajomych na wydarzenia w kalendarzu Google

Korzystanie z kalendarzy udostępnionych publicznie

Tworzone przez Ciebie kalendarze Google mogą być prywatne (tylko dla Ciebie), udostępnione wybranym osobom (tylko dla osób, którym dałeś dostęp poprzez wysłanie e-mail) lub udostępnione publicznie (każdy kto ma link do kalendarza). Sytuacja ta działa dokładnie tak samo w drugą stronę. Z tego względu możesz korzystać z kalendarzy udostępnianych publicznie przez różne osoby, firmy itp. Takim publicznym kalendarzem może być na przykład kalendarz świąt polskich, czy kalendarz rozgrywek sportowych (piłki nożnej – także polskiej, koszykówki itp.) wybranej drużyny sportowej. Po dodaniu kalendarza rozgrywek wybranej drużyny piłkarskiej w kalendarzu pojawią się terminy, w których rozgrywane będą (były) mecze.

Jak dodać do swojego kalendarza kalendarz udostępniony publicznie

Wieloktrotne powiadomienia

Kalendarz Google umożliwia ustawienie wielokrotnych powiadomień. Do wyboru są aż trzy dwa typy powiadomień: e-mail, powiadomienie na pulpicie oraz bezpłatny SMS*. Każde z tych powiadomień może być ustawione kilka razy dla jednego wydarzenia w kalendarzu. Możesz otrzymać powiadomienie SMS na tydzień przed wydarzeniem, trzy dni wcześniej e-mail przypominający, a pół godziny przed wydarzeniem informację w powiadomieniach telefonu z systemem Android. Ta ostatnia opcja może od razu zawierać przycisk umożliwiający uruchomienie nawigacji do miejsca spotkania, jeżeli wpisałeś adres spotkania w wydarzeniu.

*Google zrezygnowało z obsługi SMS w powiadomieniach z kalendarza ze względu na rosnącą popularność smartfonów. W zamian sugeruje korzystanie z powiadomień w telefonie.

Jak ustawić powiadomienia w kalendarzu Google

Jak już wspomniałem wcześniej, do tematu kalendarza wracam w osobnym wpisie, by pokazać mój sposób na masowe dodawanie wydarzeń. Oczywiście kalendarz Google umożliwia tworzenie wydarzeń cyklicznych, ale takie wydarzenia można ustawić w stałych odstępach czasowych np. co trzy dni, co tydzień w poniedziałek, co miesiąc, co rok itp. Jeżeli zachodzi potrzeba wpisania większej ilości wydarzeń, które nie mają tak oczywistego schematu powstaje problem z szybkim dodaniem wszystkich wydarzeń. Dlatego napisałem proste makro, które pozwala dodać większą ilość wydarzeń za jednym razem, np. grafik pracy na cały rok w systemie czterobrygadowym. Informacje na ten temat znajdziesz tutaj.

© Václav Mach - Fotolia.com