Todoist jako lista zadań na komputer, smartfon, tablet

Lista zadań nie jest obowiązkowym programem każdego i większość osób z niej nie korzysta. Jest to o tyle dziwne, że z kolei większość z nas chce być dobrze zorganizowana i chce panować nad swoim życiem, zarówno prywatnym jak i zawodowym. Dlatego żyjemy z karteczkami na lodówce, przy monitorze, na biurku, w portfelu. Niektórzy myślą, że będą o wszystkim pamiętać i pamiętają… do czasu, aż o czymś zapomną. Tylko niewielki procent osób organizuje się korzystając z listy zadań.

W obecnym, cyfrowym świecie, gdzie tylko pojedyncze jednostki nie uległy jeszcze technologii i nie korzystają z internetu, smartfona oraz z poczty e-mail, wydaje się, że jedyną słuszną drogą jest korzystanie z cyfrowej listy zadań. Najlepiej takiej, która dostępna jest na każdym urządzeniu, z którego korzystam. Zdaję sobie sprawę, że przeorganizowanie się i rozpoczęcie korzystania z innego schematu niż do tej pory jest bardzo trudne, ale tak jest przy każdej zmianie. Wymaga to przede wszystkim chęci, zwolnienia na chwilę, wyjścia ze swojej strefy komfortu. Dlatego tak trudno jest zacząć pracować z nowym modelem organizacji zadań. Jednak po takim zorganizowaniu się z cyfrową listą zadań, nagle wszystko jest prostsze, bardziej przejrzyste, a głowę mogę zająć innymi sprawami niż pamiętaniem o pamiętaniu…

Dlaczego Todoist jest moją listą zadań

Bardzo długo szukałem tej jednej jedynej i niemal idealnej listy zadań, która pomoże mi organizować każdą sferę życia. Na przestrzeni lat korzystałem z różnych rozwiązań tego typu i z żadnym nie czułem się dobrze. W końcu znalazłem Todoist. Listę zadań, z której korzystam z przyjemnością, która ma wszystko czego potrzebuję. Pewnym wyznacznikiem jakości i popularności jest ilość pobrań aplikacji na telefon z Androidem, a jest to ponad dziesięć milionów. Todoist jest darmowy w wersji z ograniczeniami i nie ma reklam. Jednak najlepsze funkcje dostępne są w wersji premium, którą kupuje się w formie abonamentu. Więcej o cenach piszę w dalszej części. Znajdziesz tam także sposób na przetestowanie Todoist Premium za darmo.

Prosta i szybka lista zadań na co dzień

Todoist jest do bólu prosty przy “odhaczaniu” kolejnych zadań, a jednocześnie daje niemal nieskończone możliwości organizacji. Mogę w prosty sposób ustawiać zadania cykliczne, które wracają do mnie dokładnie wtedy, gdy mają wrócić. Możliwości jest tak wiele, że jestem w stanie każde zadanie dopasować do swoich potrzeb. Wszystko trwa tak szybko, jak szybko jestem w stanie pisać. Zwalnia mnie to całkowicie z obowiązku pamiętania, że coś muszę zrobić ponownie za jakiś czas. Po prostu w odpowiednim dniu zadanie znów pokaże się na liście zadań.

Wszystko to sprawia, że z Todoist mogę łatwo pracować zgodnie z metodą organizacji zadań GTD (Getting Things Done). W bardzo ogólnym zarysie chodzi o to, by nie “zaśmiecać” sobie głowy pamiętaniem, co mam do zrobienia, nie przekładać zadań krótszych niż dwie minuty, planować terminy racjonalnie, dzielić zadania na kategorie oraz nie zostawiać zaległych zadań. Lepiej zaplanować je na przyszłe dni. Więcej o tej metodzie znajdziesz tutaj.

Zaawansowane możliwości integracji z innymi programami

Gdy potrzebuję więcej, także znajdę to w Todoist. Dodanie e-maila jako zadania w Todoist trwa tyle ile przesłanie dalej wiadomości z poczty e-mail. Zadania z Todoist mogą być widoczne w Kalendarzu Google, gdzie także mogę je przestawiać w czasie, dokładnie tak jak inne wydarzenia w kalendarzu. Mogę organizować zadania w projekty, a każdy projekt mogę dzielić z innymi osobami. W ten sposób powstała u mnie domowa lista zakupów, którą widzą osoby zainteresowane i mogą dodawać do niej nowe produkty.

Do Todoist dodaję wszystkie informacje, które mogą przydać się w późniejszym czasie, także pliki z e-maila, notatki, linki. W ten sposób nie zastanawiam się, gdzie znajdę plik, który mi ktoś podesłał i muszę z niego raz skorzystać. Mam go w zadaniach na liście Todoist wraz z treścią wiadomości, przypisanego do dnia, w którym będzie potrzebny. Nie myślę o tym, gdzie znajdę notatkę, którą na szybko zapisałem idąc ulicą. Wiem, że łatwo ją znajdę korzystając z wyszukiwarki w Aplikacji Todoist.

Tak samo z linkami do stron, które chcę jeszcze odwiedzić, ale nie teraz. Wystarczy, że skorzystam z systemowego narzędzia udostępniania. Jest ono dostępne w każdym telefonie, działa dokładnie tak samo jak przy dzieleniu się linkami ze znajomymi. Jest to bardzo szybki sposób na dodanie zadania do listy Todoist praktycznie z każdej aplikacji, w której działa udostępnianie. Może to być Google Chrome, YouTube, Mapy, ale też Allegro, czy sklep Google Play z aplikacjami. W ten sposób szybko zapiszę link do przepisu na obiad, aukcji, czy ciekawego artykułu. Ale i tak najlepsze jest to, że wszystko znajdę w jednym miejscu i mogę to (ale nie muszę) organizować w czasie. A na końcu to wszystko mogę otworzyć tam, gdzie potrzebuję – na laptopie, komputerze firmowym, smartfonie, czy iPadzie.

Synchronizacja Todoist na inne urządzenia

Wszystkie zadania, projekty, etykiety, filtry i ustawienia wyglądu automatycznie synchronizują się na pozostałych urządzeniach, na których otwieram Todoist. Dzieje się to całkowicie automatycznie, więc nic nie muszę zapisywać, czy odświeżać. Oczywiście warunkiem jest podłączenie do internetu. Gdy nie ma dostępu do internetu także można pracować z listą zadań, a wszystko zostanie automatycznie zaktualizowane, gdy ten się pojawi. Dlatego spokojnie mogę utworzyć zadanie na komputerze, a zaznaczyć jego wykonanie w telefonie. Działa to bardzo sprawnie.

Płatność za usługę Todoist

Wiem, że znacząca część osób nigdy nie kupiła żadnej aplikacji w sklepie Google Play uważając, że po co płacić jak można mieć za darmo. Jednak gdybym miał wskazać jedną aplikację, którą warto kupić, byłaby nią właśnie Todoist. Właściwie w przypadku Todoist powinno się mówić o kupnie systemu. W końcu kupuje się całą usługę (w formie abonamentu) rozszerzającą możliwości na każdym urządzeniu, a aplikacja jest przecież darmowa. Inaczej mówiąc, po kupnie abonamentu zwiększają się możliwości usługi na smartfonie, tablecie i komputerze. Oczywiście nie namawiam do kupna, a jedynie przedstawiam swój punkt widzenia. Każdy wie najlepiej na co chce przeznaczyć swoje pieniądze.

Jeżeli chodzi o listę zadań (właściwie jakąkolwiek), to najpierw spróbowałbym z darmową wersją i zobaczył, czy w ogóle jesteś w stanie zmienić podejście i z niej korzystać. Tak jak pisałem wcześniej, bardzo ciężko jest zmienić przyzwyczajenia. Nie każdy ma tyle chęci i determinacji żeby to zrobić. Poza tym zawsze zostaje cień szansy, że jednak narzędzie nie będzie trafione. Z drugiej strony, można od razu kupić pełną wersję na miesiąc i przetestować wszystkie możliwości aplikacji. Tutaj dużo zależy od potrzeb i preferencji. Ja korzystam z pełnej wersji od kilku lat i jak widać po tym wpisie, jestem bardzo zadowolony. Ale jeszcze raz chcę podkreślić, że kupno mija się z celem, jeżeli nie zmienisz nawyku i nie zaczniesz chcieć opierać swojego sposobu organizacji zadań (work flow) na takim narzędziu jak cyfrowa lista zadań.

Darmowa wersja Todoist kontra płatna

Jak już wspomniałem, z Todoist możesz korzystać za darmo i bez reklam. Jednak w tym wariancie brakuje najciekawszych funkcji. Przede wszystkim brak jest powiadomień w aplikacji na telefonie w określonym czasie przed zadaniem. Możesz tylko ustawić jedno zbiorcze powiadomienie dziennie, o określonej godzinie, w którym będzie informacja o zadaniach na dany dzień. Brakuje możliwości zakładania filtrów, etykiet, udostępniania projektów innym osobom, przesyłania e-maili jako zadanie, czy dodawania komentarzy do zadania (więc także załączników). Natomiast możesz tworzyć zadania, w tym zadania cykliczne, z czasem realizacji o określonym dniu i godzinie. Zadania możesz organizować w projektach, które także możesz sam tworzyć. Możesz ustawiać ważność zadań (priorytety) w czterech poziomach. Zadania możesz oznaczać jako ukończone, przenosić na inne dni, do innych projektów itd.

Natomiast w płatnej wersji nie ma ograniczeń, czyli jest to wszystko, czego brakuje w darmowej. Do najważniejszych rzeczy zaliczam powiadomienia w smartfonie przed zadaniem, komentarze do zadania, integrację z kalendarzem Google, wysłanie e-maili jako zadań oraz dzielenie projektów z innymi osobami. Dla mnie Todoist bez tych funkcji jest obecnie nie do użycia, ale to wszystko zależy od potrzeb. Po prostu tak bardzo zintegrowałem swoje zadania z Todoist, że korzystam prawie z każdej funkcji systemu.

Todoist Premium za darmo na przetestowanie usługi

Todoist gwarantuje zwrot pieniędzy za abonament, jeżeli zrezygnujesz z usługi w ciągu 30 dni. Chodzi o nowych abonentów, którzy korzystają z usługi Premium pierwszy raz. Nie jest to najlepsze rozwiązanie, ponieważ wymaga pewnego zaangażowania w cały proces, który jest różny w zależności od platformy, na której kupisz usługę. Z tego powodu najłatwiej będzie o zwrot w przypadku zakupu wersji Premium na stronie Todoist. Szczegóły opisane są tutaj.

O wiele lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z kodów promocyjnych, które od czasu do czasu można znaleźć w internecie. Kody, które już od dłuższego czasu działają to na przykład:

  • TDSANEBOX
  • 6K94QXHTQ6

Kod należy skopiować i wkleić na stronie https://todoist.com/redeem, oczywiście po wcześniejszym zalogowaniu się na swoje konto Todoist. Konto zostanie automatycznie rozszerzone do wersji Premium na okres, który jest przypisany do kodu. Najczęściej są to dwa lub trzy miesiące. Jak długo jest ważne konto premium sprawdzisz w ustawieniach. Ta metoda działa głównie dla nowych kont, ale czasem udaje się przedłużyć w ten sposób okres ważności obecnego konta Todoist Premium.

Moim zdaniem jest to najlepszy sposób na testowanie za darmo Todoist Premium. Po określonym czasie możesz opłacić abonament, przejść na darmową wersję lub po prostu całkowicie zrezygnować z usługi.

Cennik i jak kupić abonament Todoist

Todoist najtaniej wychodzi po wykupieniu rocznego abonamentu. Możesz go kupić na stronie Todoist lub w aplikacji na telefonie. W tym drugim przypadku płatność jest realizowana przy użyciu konta Google w sklepie Google Play (w przypadku telefonu z Androidem) lub w sklepie Apple w przypadku systemu iOS, czyli na iPhonie lub iPadzie. Na stronie internetowej trzeba podać numer karty lub podpiąć konto PayPal. Korzystając ze sklepów Google i Apple w aplikacji Todoist na telefonach, nieco łatwiej dokonasz zakupu, ponieważ płatność jest realizowana w taki sam sposób jak przy kupnie innej aplikacji lub gry. Ponadto w aplikacji Todoist możesz wykupić abonament z płatnością miesięczną, ale jest to droższe rozwiązanie.

Zobacz jak kupić grę lub aplikację w telefonie z systemem Android

Cennik Todoist jest bardzo prosty. Za usługę z rocznym rozliczeniem na stronie internetowej trzeba zapłacić 36 euro, co daje w przeliczeniu 3 euro na miesiąc. Natomiast w aplikacji Todoist zainstalowanej na telefonie z Androidem, roczny abonament kosztuje 168 złotych (czyli 14 złotych w przeliczeniu na miesiąc). W aplikacji możesz też kupić abonament z rozliczeniem miesięcznym, ale jego koszt to już 19 złotych miesięcznie, co z kolei po przeliczeniu na rok daje 228 złotych. W aplikacji na iPhonie jest praktycznie ta sama cena, bo 167,99 rocznie lub 18,99 miesięcznie.

W tym wszystkim widać od razu, że najbardziej opłaca się kupić abonament roczny na stronie internetowej, ponieważ 36 euro po przeliczeniu, to mniej niż 168 złotych, które trzeba zapłacić w aplikacji.

Zakładanie konta Todoist

Jak już wspomniałem Todoist jest dostępny na komputer, smartfon (Android tutaj, iPhone tutaj) oraz tablet. Na komputerach dostępny jest w przeglądarce internetowej na stronie todoist.com. Do korzystania z listy zadań konieczne jest założenie konta. Założysz je zarówno w aplikacji w telefonie jak i na stronie internetowej. Konto możesz założyć na trzy sposoby. Logując się z użyciem konta Google, konta Facebook lub rejestrując się podając adres e-mail oraz hasło. Założenie konta Todoist jest darmowe, a logowanie się do Todoist z pomocą konta Google lub Facebook jest szybkie i bezpieczne. Dużym plusem takiego rozwiązania jest brak kolejnego hasła do kolejnej usługi, gdyż autoryzacja odbywa się poprzez wspomniane konta.

Zobacz Jak założyć i dodać konto Google w telefonie i tablecie z systemem Android

Logowanie do Todoist z wykorzystaniem konta Facebook, Google lub e-mail

Pierwsze kroki po usłudze

Po zalogowaniu się na konto Todoist od razu możesz zacząć używać swojej listy zadań. Jednak zanim to zrobisz, proponuję utworzyć wcześniej projekty i do nich dodawać nowe zadania. Takie rozwiązanie ma swoje plusy. Przede wszystkim w ten sposób bardzo łatwo oddzielisz od siebie zadania z różnych obszarów, na przykład domowe, firmowe, rachunki, hobby. Jednak prawdziwą siłę projektów w liście zadań Todoist widać przy zajmowaniu się jakimś bardziej złożonym “projektem”. Może to być projekt pracy magisterskiej, zadania dla klienta, organizacji imprezy, świąt i tak dalej. Po prostu, w takim projekcie możesz wstawiać zadania, podzadania, kolejne podzadania i kolejne, terminy dla wybranych zadań, czy komentarze do zadań (premium). Wszystko to pozwala precyzyjnie rozpisać, a później realizować krok po kroku zadania, aż do uzyskania oczekiwanego celu.

Jak utworzyć projekt w Todoist

Projektów możesz mieć maksymalnie pięćdziesiąt w darmowej wersji i trzysta w premium. Projekt możesz utworzyć klikając na “plusik” przy liście projektów. Jest on dostępny w aplikacji internetowej, z lewej strony listy zadań, oznaczony jako “Projekty”. Tak samo jest w smartfonach, ale tam lista projektów znajduje się na wysuwanej z lewej krawędzi ekranu liście. Projekty możesz oznaczać jednym z kilkunastu dostępnych kolorów, co z założenia pozwala je szybciej odróżnić od siebie (także na liście zadań).

Projekty, etykiety i filtry dostępne są w telefonie na belce wysuwanej z lewej strony ekranu

Ja projektów mam kilka, w tym tak bardzo pożądany jak lista zakupów, do którego na bieżąco dodaję wszystko co muszę kupić do domu. Z takiej listy zakupów odhaczam kupione przedmioty zaraz po ich zakupie i w ten sposób listę mam zawsze aktualną. Ponieważ główne zakupy robię raz w tygodniu nie dodaję do wpisywanych produktów terminów realizacji (ale oczywiście można to zrobić). W zamian ustawiam jedno zadanie z dniem i godziną, na przykład “Zakupy piątek o 10”. Oczywiście rozwiązań może być kilka i pewnie każdy znajdzie jakiś model dla siebie. Niżej przedstawiam różne możliwości szybkiego wprowadzania daty podczas tworzenia zadań.

Jak utworzyć zadanie w Todoist i dodać je do projektu

Najszybciej dodasz zadanie klikając na przycisk “+” w aplikacji na swoim smartfonie lub wciskając “q” w komputerze. W smartfonach z systemem Android możesz też dodać widget do ekranu. Po jego dodaniu wystarczy kliknąć w przycisk na ekranie. Natomiast w aplikacji webowej w komputerze, pod każdą sekcją jest jeszcze przycisk “Dodaj zadanie”. Działa także wciśnięcie przycisku “a”. Masz tutaj dowolność, jeżeli chodzi o zainicjowanie procesu dodawania nowych zadań. W każdym z tych przypadków pojawi się okienko, w którym możesz zacząć pisać temat zadania. Niech na potrzeby tego poradnika będzie to “zadanie 1”. Jest to najprostsza wersja zadania, która nie jest przypisana do żadnego projektu, nie ma terminu realizacji, etykiety, ani priorytetu. Gdy potwierdzisz wpisanie tego zadania pojawi się ono w folderze “Skrzynka odbiorcza”.

Zadania możesz dodawać do projektu już w czasie tworzenia zadania (lub później). W tym celu wystarczy wcisnąć na klawiaturze “#” – system automatycznie podpowie, pokaże listę dostępnych projektów. Projekt możesz wybrać z tej listy lub w dalszej części, bez spacji zacząć pisać jego nazwę. Jeżeli masz już utworzony projekt “Domowe” i chcesz dodać “zadanie 1” do tego projektu wystarczy zatem, że napiszesz “zadanie 1 #domowe”. Po zatwierdzeniu zadania, będzie ono dodane do tego projektu. Możesz także utworzyć nowy projekt na etapie dodawania nowego zadania. Jeżeli zatem napiszesz “zadanie 1 #dom”, a nie masz projektu “dom”, system zaproponuje jego utworzenie. Wystarczy, że klikniesz w podpowiedź na ekranie. Po zatwierdzeniu zadania zapis #dom zostanie usunięty z tematu zadania, w którym zostanie tylko “zadanie 1”. Tak będzie działo się z każdym projektem wpisanym w pole dodawania zadania.

W Todoist możesz łatwo utworzyć nowy projekt podczas wpisywania nowego zadania

Jak szybko dodać termin zadania

W Todoist możesz dodać termin realizacji zadania na kilka sposobów, w tym wybierając odpowiednią datę i godzinę klikając na poszczególne pola. Jednak najszybszym sposobem jest wpisanie terminu w tym samym okienku, w którym wpisuje się tytuł zadania. Przykładowo planując zakupy możesz wpisać w polu tematu zadania “zakupy jutro o17”. To wystarczy żeby dodać nowe zadanie z terminem realizacji na kolejny dzień na godzinę siedemnastą. Specjalnie nie wstawiłem spacji przed 17, ponieważ nie jest ona potrzebna. Mało tego, jeżeli zadanie tworzysz po siedemnastej godzinie, wystarczy samo “zakupy o17”. System będzie wiedział, że dzisiaj już była siedemnasta i zadanie ustawi na kolejny dzień. Ten sam zapis przed siedemnastą utworzy zadanie na dzisiaj.

Tutaj warto zaznaczyć, że po wpisaniu zadania wraz z terminem, system wstawi rozpoznaną datę w pole daty zadania, a w temacie zostanie tylko nazwa zadania. W ten sposób, podczas reorganizacji zadania możesz zmienić termin klikając w okienko daty – bez potrzeby edytowania tematu. Jest to szybsze, w przypadku ponownej edycji zadania, czy właściwie jego terminu.

Dlatego, dla powyższego przykładu z zakupami, jako temat zadania zostanie tylko “zakupy”, a nie jak wpisałeś “zakupy jutro o17”. Oprócz terminu, możesz także kontynuując pisanie w tym samym ciągu, dodać nazwę projektu – zgodnie z tym co napisałem wyżej. Dlatego zapis “zakupy o17 #dom” będzie także prawidłowy, przy czym “o17” będzie zamienione na termin realizacji zadania, a zapis “#dom” przeniesie zadanie do odpowiedniego projektu. W ten sposób zostanie utworzone zadanie “zakupy” w projekcie “dom”, a jego termin realizacji będzie ustawiony na 17:00 (dziś lub jutro).

Bardzo szybko możesz dodać termin do zadania w trakcie tworzenia nowego zadania

Inne przykłady dodawania terminów do zadań:

  • Poniedziałek o 9
  • Za godzinę, za 2 godziny, za 6 godzin
  • Za tydzień o 8, za 2 tygodnie, za 5 dni
  • Drugi poniedziałek (najbliższy drugi poniedziałek miesiąca), trzecia sobota o 10
  • Ostatni dzień (zadanie pojawi się w ostatni dzień miesiąca)
  • Maj (ustawi termin zadania na najbliższego pierwszego maja)
  • 3 czerwca o 7
  • Następny miesiąc (ustawi zadanie na pierwszy dzień następnego miesiąca)
  • O 15:23 (jeżeli w trakcie wpisywania zadania jest przed tą godziną zadanie będzie na dzisiaj, jeżeli jest już później zadanie będzie na kolejny dzień

Jak włączyć automatyczne rozpoznawanie terminów

Jednak żeby system interpretował datę zapisaną w polu tekstu zadania upewnij się, że masz zaznaczone to w ustawieniach. Rozpoznawanie dat znajdziesz w Ustawienia>> Ogólne>> Rozpoznawanie dat (automatyczne wykrywanie terminów w zadaniach). Warto zaznaczyć tę opcję, ponieważ bardzo przyspiesza pracę z zadaniami.

Automatyczne rozpoznawanie dat włączysz w ustawieniach aplikacji, zarówno w telefonie jak i na stronie internetowej

Czasem może się zdarzyć, że wpiszesz w tytule zadania coś, co system rozpoznana automatycznie jako termin zadania. Tekst, który system będzie konwertował na termin realizacji zadania zawsze jest zaznaczony na czerwono. Jednak wystarczy, że klikniesz w taki rozpoznany termin przed zapisaniem zadania, a system nie przekonwertuje zapisu.

Tego typu “nieporozumienie” pojawiaja się w przykładzie “Przekaż Romanowi, żeby jutro zadzwonił do Adama”. W tym przypadku nie chcesz ustawiać zadania na jutro. Jednak system zinterpretuje “jutro” jak datę do konwersji i ostatecznie zapisze zadanie “Przekaż Romanowi, żeby zadzwonił do Adama” z terminem realizacji na jutro. Na szczęście szybko to naprawisz, jeżeli przed zatwierdzeniem zadania klikniesz w “jutro”. Innym rozwiązaniem może być zapis tego zadania z określoną datą realizacji zapisaną na końcu. Przykład “Przekaż Romanowi, żeby jutro zadzwonił do Adama o 20” będzie prawidłowo rozpoznany, ponieważ system zapisze ostatnią rozpoznaną datę. W tym przypadku będzie to oczywiście “o 20”.

Jak ustawić zadanie cykliczne

Zadania cykliczne z założenia mają wracać ponownie na listę zadań w ściśle określonym wcześniej czasie. Takie zadania tworzy się tak samo jak zadania jednorazowe, z wyjątkiem ustawienia terminu realizacji. Po potwierdzeniu wykonanego zadania w danym dniu, zadanie znika w tym dniu i pojawia się na liście w terminie, na który zostało wcześniej ustawione. Zadania cykliczne dostępne są także w wersji darmowej.

Najprostszym przykładem będzie zadanie opłacenia rachunków w każdym miesiącu. Możesz wtedy wpisać zadanie “Opłać rachunki każdy 10”. Jest to najszybszy sposób na ustawienie zadania cyklicznego, które będzie pojawiać się na liście zadań każdego dziesiątego dnia miesiąca. Tak ustawione zadanie nie ma konkretnej godziny, więc pojawi się w tym dniu, ale bez powiadomienia (dostępne w wersji premium). Ustawienie zadania cyklicznego wraz z godziną, to na przykład “Opłać rachunki każdy 10 o 12”. W ten sposób zadanie będzie widoczne każdego dziesiątego dnia miesiąca o godzinie dwunastej. Jeżeli masz wykupioną wersję premium, możesz ustawić powiadomienie, które pojawi się na smartfonie krótko przed zadaniem (pisałem o tym wcześniej).

Przykłady zapisu zadań cyklicznych w Todoist:

  • Codziennie, codziennie o 8
  • Co 2 dni, co 5 dni o 9
  • Co! 2 dni, co! 5 dni o 9
  • Co godzina (zwróć uwagę na końcówkę), co 3 godziny, co 5 godzin
  • Co! 3 godziny, co! 5 godzin
  • Każda druga niedziela (zadanie pojawi się w drugą niedzielę każdego miesiąca), każdy 3 poniedziałek, każdy ostatni wtorek (zadanie pojawi się w ostatni wtorek każdego miesiąca)
  • Każdy 1 (w domyśle dzień miesiąca), każdy 5 o 7
  • Każdy ostatni dzień (zadanie pojawi się w ostatni dzień miesiąca niezależnie od tego, ile dany miesiąc ma dni)
  • Co 3 miesiące start 20 listopada
  • Każda niedziela, każdy wtorek o 8
  • Każdy 24 grudzień
Prosty sposób na dodanie zadania cyklicznego, to określenie jego cyklu w trakcie pisania tematu

Inne podejście do zadań cyklicznych

Zadania cykliczne, dla których cykl wpisujesz zaczynając od “co”, pojawiają się ponownie po upływie określonego wcześniej czasu, licząc od daty pierwszego zadania. Ale nie zawsze jest to oczekiwane rozwiązanie. Żeby to lepiej wyjaśnić posłużę się przykładem “weź leki co 6 godzin”. Załóżmy, że takie zadanie dodałeś do swojej listy zadań o godzinie 20:20. Zadanie pojawi się na liście dokładnie z taką godziną realizacji. Inaczej mówiąc zostanie dodane zadanie o temacie “weź leki”, a jego termin wykonania będzie na dzisiaj na godzinę 20:20. Jeżeli to zadanie wykonasz o 21:00, to następne pojawi się po sześciu godzinach od pierwszej godziny, czyli o 2:20 w nocy.

Załóżmy dalej, że o tej godzinie śpisz i budzisz się dopiero o siódmej rano. W powiadomieniach telefonu widzisz przypomnienie o lekach (wersja premium), ponieważ pojawiło się wraz z zadaniem o 2:20. Bierzesz więc leki o 7:10, potwierdzasz zadanie i oczekujesz kolejnego powiadomienia po sześciu godzinach, czyli o 13:10, bo tak chcesz brać leki. Niestety kolejne powiadomienie pojawia się już o 8:20, gdyż w tym czasie mija sześć godzin od 2:20. W tym konkretnym przypadku takie powiadomienie jest bez sensu, ponieważ nie spełnia swojego zadania.

Na szczęście ten problem można łatwo naprawić. Wystarczy zmienić zapis na “weź leki co! 6 godzin”. Wykrzyknik po “co” spowoduje, że następne zadanie pojawi się po sześciu godzinach od momentu potwierdzenia zadania jako zrealizowane. Dla powyższego przykładu będzie to godzina 13:10, ponieważ jest to sześć godzin od 7:10, o której zadanie zostało potwierdzone jako wykonane. Gdy takie zadanie potwierdzisz kolejny raz o 13:15, to znów pojawi się po sześciu godzinach od potwierdzenia. Zatem kolejne zadanie będzie o 19:15, ponieważ wtedy minie 6 godzin.

Podsumowanie zadań cyklicznych

Podsumowując, zwrot “co!” możesz stosować tam, gdzie oczekujesz odliczania czasu od momentu potwierdzenia zadania. Natomiast “co” używaj, gdy chcesz odliczać czas od momentu, w którym pojawiło się poprzednie zadanie. Oczywiście dla zadań z powtórzeniem co kilka dni, sytuacja jest analogiczna jak w przypadku zadań co kilka godzin.

Jest jeszcze jedna ciekawostka dotycząca zadań cyklicznych. Początek pierwszego zadania możesz także ustawić na inną godzinę niż obecna. W powyższym przykładzie z lekami, pierwsze zadanie pojawiło się na liście o 20:20, ponieważ o tej godzinie zostało utworzone. Jednak możesz zmienić zapis podczas tworzenia zadania i ustawić datę pierwszego wystąpienia zgodnie z potrzebą. Może to być na przykład “weź leki co 6 godzin start o 8”. W tym przypadku pierwsze zadanie pojawi się o 8:00, kolejne o 14:00, a następne o 20:00. Oczywiście kolejne zadania będą pojawiać się w tych godzinach, jeżeli potwierdzisz realizację poprzedniego do upływu czasu kolejnego zadania. W analizowanym przypadku pierwsze potwierdzenie powinno być zrobione do 13:59 (wtedy kolejne zadanie pojawi się o 14:00, ale tak późne potwierdzenie zadania z ósmej rano, w tym przypadku mija się z celem). Jeżeli zadanie z godziny 8:00 zostanie potwierdzone dopiero o 15:00, to następne zadanie pojawi się o godzinie 20:00.

Zadania cykliczne z określonym końcem występowania

Zgodnie z powyższymi przykładami, wszystkie zadania cykliczne będą pojawiać się na liście zadań w nieskończoność. W przypadku definitywnego zakończenia zadania (wszystkich jego cykli) pozostaje usunięcie zadania z listy zadań. Tylko w ten sposób możesz sprawić żeby tak “zaprojektowane” zadanie przestało żyć. Jednak w Todoist możesz określić długość życia zadania cyklicznego, czyli jak długo zadanie cykliczne ma pojawiać się na liście zadań.

Przykłady zapisu zadań cyklicznych z określonym końcem znajdziesz poniżej. Każdy okres ważności zadania cyklicznego w tych przykładach możesz łączyć z dowolnym cyklem zadania. Inaczej mówiąc, na przykład cykl życia “przez 20 dni” możesz dodać do dowolnego zadania cyklicznego rozpoczynającego się od “co” lub “każdy”.

  • Codziennie o 8 przez 6 dni
  • codziennie o 8 start 3 listopada koniec 8 listopada
  • co 6 godzin przez 3 dni
  • każdy piątek o 10 koniec 1 listopada
  • każdy poniedziałek przez 6 tygodni
  • co 2 dni przez 8 dni
  • każdy 2 piątek o 9 koniec styczeń (w domyśle 1 stycznia)
  • każdy 3 koniec za 6 miesięcy (w domyśle 3 dzień miesiąca)

Powiadomienia na smartfonie przed zadaniem

Moim zdaniem, powiadomienia na smartfonie z aplikacji Todoist to podstawa. Znaczną część zadań potwierdzam prosto z poziomu powiadomień, w ogóle nie otwierając aplikacji. Jest to bardzo wygodne i szybkie rozwiązanie, dlatego uważam, że choćby dla tej jednej funkcji warto kupić Todoist Premium. Oczywiście można do tematu podejść inaczej i pracować na otwartej aplikacji, bez powiadomień. Dla mnie jest to zbyt duże ograniczenie, ale wszystko zależy od osobistych preferencji i przyzwyczajeń, dlatego najważniejsze jest żeby dopasować narzędzie do swoich potrzeb. W każdym razie, bezpośrednio w powiadomieniu, zadanie można zakończyć, zaplanować inny termin lub uśpić powiadomienie (na zdefiniowany wcześniej w ustawieniach czas).

Zadania w Todoist możesz potwierdzić z ekranu blokady lub z belki powiadomień

Powiadomienia o zadaniach możesz dostawać także w komputerze oraz jako wiadomości e-mail. Odpowiedniego wyboru możesz dokonać w Ustawienia>> Przypomnienia>> Przypomnij mi za pomocą. W ustawieniach przypomnień możesz też ustawić czas domyślnego powiadomienia dla nowych zadań. W ten sposób, gdy dodasz nowe zadanie z terminem realizacji, otrzymasz powiadomienie zgodnie z tym, co ustawiłeś domyślnie. Ja na przykład mam ustawione automatyczne powiadomienie na trzydzieści minut przed zadaniem, dlatego nie muszę ręcznie wprowadzać terminu przypomnienia dla każdego nowego zadania. Oczywiście do każdego zadania możesz niezależnie zdefiniować inny czas, a nawet dodać więcej powiadomień. Wszystko to zrobisz w oknie zadania klikając na ikonkę budzika. Poza powiadomieniem w określonym czasie przed zadaniem (na przykład 5 minut przed, 30 minut przed), możesz też ustawić powiadomienie o konkretnej godzinie.

Powiadomienia oparte o lokalizację

W Todoist nie trzeba ograniczać się do powiadomień o określonym z góry czasie. Z powodzeniem możesz dodać powiadomienie oparte o lokalizację. W takim przypadku otrzymasz powiadomienie, gdy dotrzesz w ustalone wcześniej miejsce lub, gdy je opuścisz. Jest to ciekawa opcja, ale sprawdza się głównie dla zadań jednorazowych. Zadania cykliczne mają ustawiony cykl i najczęściej nie pokrywa się on z przybyciem w określone miejsce. W tym przypadku powiadomienie pojawia się, gdy w ogóle nie jest potrzebne. Ponadto potrzebna jest zgoda na śledzenie lokalizacji przez aplikację, co nie każdemu może pasować.

Jak dodać pod-zadanie do zadania

Pod-zadania to kolejna ciekawa opcja, która ułatwia organizację zadań, a do tego jest dostępna także w darmowej wersji programu. Pod-zadania bardzo dobrze sprawdzają się w projektach, gdzie warto rozbić poszczególne zadania na mniejsze. Niech na potrzeby tego wpisu przykładem będzie organizacja świąt. W tym przypadku dużym zadaniem będzie Organizacja świąt, a pod-zadaniami ubieranie choinki, pieczenie, przygotowanie stołu. Takie rozbicie zadania na mniejsze pozwala dokładniej zaplanować w czasie jego poszczególne etapy, a ich odhaczanie motywuje do dalszych działań. Pod-zadania możesz też zagnieżdżać, czyli dodawać do pod-zadań. Tutaj przykładem niech będzie ubieranie choinki podzielone na etapy. Wśród nich możesz wyróżnić przygotowanie bombek, naprawa oświetlacza, wybór choinki, montaż na stojaku itd.

Pod-zadania jeszcze bardziej organizują listę zadań i ułatwiają pracę

Najprościej dodasz pod-zadania klikając na zadanie, do którego mają one być dodane, a następnie klikając na “Dodaj pod-zadanie”.

Dodawanie pod-zadań jest możliwe po kliknięciu w zadanie, a następnie w przycisk “Dodaj pod-zadanie”

Jak zmienić termin zadania

Każde zadanie możesz przeorganizować w czasie i dostosować termin realizacji do nowych okoliczności. Możesz to zrobić klikając na zadanie i później wybierając “Zaplanuj” (dla zadań, które nie mają jeszcze terminu) lub klikając w datę (dla zadań z terminem). Dodatkowo w aplikacji webowej w komputerze możesz szukać ikonki kalendarza, która pojawia się po najechaniu myszką na zadanie. Natomiast w aplikacji w telefonie możesz zdefiniować gesty przesunięcia zadania w lewo lub prawo. Dla jednego z tych gestów możesz ustawić opcję ” Zaplanuj”. Inne opcje do wyboru to “Zakończ” (potwierdza zadanie jako ukończone) oraz “Wybierz”. Ta ostatnia opcja umożliwia zaznaczenie większej ilości zadań i ich organizację, na przykład zmianę daty za jednym razem. Po zaznaczeniu kilku zadań, ikonka kalendarza pojawia się na dole ekranu.

Jak utworzyć etykiety i dodawać je do zadania

Etykiety znacząco rozszerzają możliwości programu i ułatwiają organizację zadań. W Todoist etykiety dostępne są w wersji Premium. Etykiety możesz dodawać podczas tworzenia nowych zadań (lub modyfikacji istniejących), na takiej samej zasadzie jak opisane przeze mnie wcześniej projekty. Różnica jest tylko taka, że projekty zaczynają się od znaku “#”, a etykiety od “@”. Jeżeli etykieta została już wcześniej utworzona, to po wpisaniu jej nazwy zostanie po prostu przypisana do zadania. Tak samo jak przy projektach, podczas pisania nazwy pojawiają się podpowiedzi, z których możesz skorzystać.

Do czego warto wykorzystywać etykiety

Załóżmy, że chcesz opierać swój sposób organizacji zadań na wspomnianym wcześniej GTD. Jednym z założeń tej metody jest wykonywanie jak najszybciej zadań, które zajmują mniej niż dwie minuty – bez odkładania ich w czasie. Zatem dodając tego typu zadania do listy, możesz przypisać im etykietę 2m (lub podobną). Przykładem niech będzie potwierdzenie rezerwacji hotelu, gdzie trzeba odpisać na wiadomość email. Możesz wtedy zapisać zadanie “Potwierdź rezerwację hotelu @2m”. Taki zapis doda zadanie do Skrzynki odbiorczej i przypisze mu etykietę 2m. Ale nic nie stoi na przeszkodzie żeby zapisać “Potwierdź rezerwację hotelu @2m #dom jutro”. Ten zapis pozwoli dodać zadanie do projektu Dom, przypisze etykietę 2m, a zadanie pojawi się na liście zadań w kolejnym dniu.

Siła etykiet polega na tym, że mając zadania w różnych projektach, ale z tą samą etykietą, na przykład 2m możesz w jednej chwili wyświetlić wszystkie te zadania na jednym ekranie. Jeżeli więc masz kilka minut i chcesz je poświęcić na realizację zadań, możesz kliknąć w etykietę 2m. Zobaczysz wszystkie zadania, które jesteś w stanie wykonać w ciągu dwóch minut. Zadania które zajmą godzinę i więcej możesz oznaczać etykietą 60m. W ten sposób szybko odnajdziesz zadania od których powinieneś zaczynać pracę, gdyż masz wtedy najwięcej energii do działania, a ta jest potrzebna do realizacji takich zadań. Innym sposobem na wykorzystanie etykiet może być lista zakupów. Podczas dodawania produktów do listy możesz przypisywać im etykiety Lidl, Rossmann, Warzywniak itd. Gdy będziesz na zakupach i klikniesz w etykietę sklepu, zobaczysz wszystkie produkty, które masz kupić w tym miejscu.

Właściwie nie ma ograniczeń w stosowaniu etykiet, więc możesz być naprawdę kreatywny przy organizacji zadań z ich wykorzystaniem. Pamiętaj też, że do jednego zadania możesz przypisać więcej etykiet, a to otwiera jeszcze więcej możliwości.

Priorytety zadań w Todoist

Do każdego zadania możesz przypisać jeden z czterech priorytetów i w ten sposób organizować zadania po ważności. Zadania P1 (z najwyższym priorytetem) oznaczone są na liście zadań czerwonym kolorem, P2 pomarańczowym, a P3 niebieskim. Priorytet do zadania możesz przypisać klikając na ikonkę flagi przy zadaniu lub nadać go przy tworzeniu zadania. Przykładowo, zapis zadania “Zapłać rachunki p1” przypisze priorytet 1 do zadania “Zapłać rachunki”. Tak jak we wcześniejszych przykładach, możesz jednocześnie ustalić inne parametry do zadania. Dlatego, gdy napiszesz “Zapłać rachunki p1 każdy 10 o 8 #dom @10m” także będzie poprawnie. W ten sposób zapiszesz zadanie “Zapłać rachunki” w projekcie “Dom”, nadasz mu najwyższy priorytet, przypiszesz etykietę “10m” oraz ustawisz termin cykliczny do zadania, które będzie pojawiać się dziesiątego dnia każdego miesiąca o godzinie ósmej.

Filtry w liście zadań

Umiejętnie utworzone filtry mają bardzo dużą moc i sprawiają, że korzystanie z listy zadań jest jeszcze bardziej wydajne. Filtry dostępne są w wersji Premium. Wykorzystując filtry możesz ograniczyć wygląd ekranu do tych zadań, które oczekujesz zobaczyć w danym momencie. To co ma być widoczne po przefiltrowaniu ustalasz podczas tworzenia filtrów. Z tego powodu musisz najpierw zastanowić się jak ma być ułożony filtr, z którego później będziesz chciał korzystać. Filtry widoczne są z lewej strony ekranu pod projektami i etykietami i tam klikając na ikonkę “+” możesz je tworzyć. W telefonie znajdziesz je na belce wysuwanej z lewej strony ekranu. Po zapisaniu filtru, wystarczy w niego kliknąć żeby zobaczyć tylko te zadania, które spełniają określone w nim warunki.

Do tej pory mówiłem o projektach, etykietach, terminach i priorytetach. I choć wszystkie z tych elementów pomagają organizować zadania, to wszystkie mają pewne ograniczenia. Gdy wejdziesz w projekt zobaczysz wszystkie zadania, które są do niego przypisane, niezależnie od terminu realizacji, przypisanych etykiet i priorytetów. Jednocześnie nie będziesz widział zadań z innych projektów. Podobnie jest podczas filtrowania zadań po etykietach i priorytetach. Filtry rozwiązują ten problem, ponieważ możesz ustawić filtr, który na jednym ekranie pokaże zadania z kilku projektów, a do tego tylko z wybranymi etykietami, na najbliższe dni, z wybraną ważnością itd.

Jak stosować filtry w Todoist

Zasadę działania filtrów w Todoist najlepiej zrozumiesz na przykładzie. Załóżmy, że masz już utworzone projekty “Dom”, “Praca” i “Hobby”, etykiety “2m”, “60m” oraz “Telefon”. Masz też różne zadania we wszystkich projektach na różne dni, z różnymi etykietami i priorytetami. Jeden z filtrów może pokazywać zadania z projektów Dom i Hobby, z etykietą 2m i do tego tylko zaległe oraz na najbliższe 3 dni. W ten sposób szybko sprawdzisz, co możesz zrobić mając mało czasu, a co jednocześnie nie będzie dotyczyło pracy i masz w planach wykonać w najbliższym czasie (lub powinieneś wykonać wcześniej, ale jeszcze tego nie zrobiłeś).

Filtr, który będzie zgodny w tymi założeniami mógłby wyglądać tak (zaległe | 3 dni) & !p:Praca, gdzie:

  • zaległe – zadania zaległe (z terminem w przeszłości)
  • | (pipe) – pionowa kreska – OR = LUB, czyli zaległe zadania LUB na najbliższe 3 dni (pierwszy warunek LUB drugi).
  • 3 dni – zadania na dziś, jutro i pojutrze.
  • & (ampersand) – AND, czyli muszą być spełnione warunki z lewej i prawej strony. W tym przypadku, to co jest w nawiasie oraz to co jest za & (!p:Praca)
  • ! (Wykrzyknik) – zaprzeczenie, czyli “różne od”
  • p:Praca – projekt o nazwie “praca”. Ponieważ w przykładzie jest poprzedzony znakiem “!”, to pokazywane jest wszystko poza projektem “Praca”.

Dla powyższych założeń ten filtr będzie poprawny, ponieważ mamy tylko trzy projekty i chcemy wykluczyć jeden z nich (czyli pokazać pozostałe dwa). Gdybyśmy chcieli pokazać zadania z dwóch projektów, ale wszystkich utworzonych projektów byłoby więcej, należałoby zapisać filtr w inny sposób. Mogłoby to być (zaległe | 3 dni) & (p:Dom | p:Hobby).

Filtry w Todoist możesz łatwo tworzyć zarówno w aplikacji webowej w komputerze jak i w telefonie

Łączenie różnych wyrażeń przy tworzeniu filtrów

Zwróć uwagę, że projekty w tym przykładzie są w nawiasie. Musi tak być, ponieważ obowiązują tutaj zasady jak w matematyce. & (ampersand) jest traktowany jak mnożenie, natomiast | (pipe) jak dodawanie, a wiemy, że mnożenie jest wykonywane przed dodawaniem. Dlatego taki zapis pokaże zadania zaległe lub na najbliższe 3 dni z projektów “Praca” lub “Hobby”. Gdyby projekty były zapisane bez nawiasu (zaległe | 3 dni) & p:Praca | p:Hobby, to w wyniku zwrócone zostałyby zadania zaległe lub na najbliższe 3 dni z projektu “Praca” lub WSZYSTKIE zadania z projektu “Hobby”. Można by to nazwać inaczej i powiedzieć, że to co jest w nawiasie zostało przemnożone przez projekt “Praca” i do tego dodano projekt “Hobby”.

Inne przykłady tworzenia filtrów w Todoist

  • (zaległe | 5 dni) & p:Praca & @2m – zaległe zadania lub na najbliższe 5 dni z projektu “Praca”, które mają etykietę “2m”
  • jutro & p:Hobby & (@2m | @60m) – wszystkie zadania na jutro z projektu “Hobby”, które mają etykietę “2m” lub “60m”.
  • (p:Dom | p:Hobby) & @Telefon – wszystkie zadania z projektów “Dom” lub “Hobby”, które mają etykietę “Telefon”.
  • (zaległe | dziś) & (p:Praca | p: Hobby) & !@2m & !@60m – zadania zaległe lub na dzisiaj z projektów “Praca” lub “Hobby”, które nie mają etykiet “2m” lub “60m”.

Wyszukiwarka w Todoist

Wyszukiwarka w aplikacji sprawdza się w przypadku dużej ilości danych. Możesz ją wykorzystać do szybkiego wyszukiwania zadań, ale też komentarzy, projektów, etykiet oraz filtrów. Wyszukiwarka ma podstrony, które możesz wykorzystać żeby znaleźć odpowiedni element, ale odpowiedni zapis w polu wyszukiwania także pozwoli szybko odnaleźć wskazane elementy. Dlatego wpisanie “p1” pokaże wszystkie zadania z priorytetem 1, “@2m” -zadania z etykietą “2m”, “jutro” – wszystkie zadania na jutro, “#dom” – zadania w projekcie “dom” itd. Warto korzystać z tej wyszukiwarki, ponieważ często potrafi przyspieszyć pracę z listą zadań.

Zobacz Wyszukiwarka Google, czyli 20 sposobów na proste i skuteczne wyszukiwanie informacji w internecie

Jak wysyłać e-maile jako zadania w Todoist

Todoist Premium pozwala dodawać wiadomości e-mail do projektów. Jest to ciekawe rozwiązanie, które możesz szybko wdrożyć także u siebie. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wybrać projekt, do którego chcesz wysyłać zadania z poczty email. Otwórz Todoist w przeglądarce internetowej (nie można tego jeszcze uruchomić w aplikacji). Kliknij na trzy kropki przy wybranym projekcie lub przytrzymaj chwilę projekt, gdy korzystasz z przeglądarki w telefonie. Z listy opcji, która się pojawi wybierz ” Wysyłaj zadania do tego projektu przez email”. Na kolejnym ekranie znajdziesz adres email, który możesz skopiować i dodać go do kontaktów w swoim programie pocztowym.

Jak uruchomić możliwość wysyłania zadań z programu pocztowego prosto do projektu w Todoist

Żeby dodać e-mail jako zadanie w Todoist wystarczy przesłać go dalej na zapisany w kontaktach adres. Temat wiadomości będzie tytułem zadania, a jego treść zostanie dodana jako komentarz. Temat możesz zmienić przed wysłaniem wiadomości żeby był bardziej czytelny na liście zadań. Takie zadanie pojawi się od razu w wybranym projekcie, ale bez przypisanej daty realizacji zadania. Możesz to zmienić, gdy przed wysłaniem wiadomości dodasz w dowolnym miejscu zapis <date o8>. Oczywiście ważny jest format zapisu, czyli musisz rozpocząć nawiasem trójkątnym, po którym jest słowo “date” (data po angielsku). Następnie podajesz kiedy zadanie ma być realizowane i zamykasz nawiasem trójkątnym. W moim przykładzie jest to ósma rano, ale możesz podać dowolny termin zgodny z tym, co napisałem w przykładach przy dodawaniu terminów do zadań. Może to być “za godzinę”, w “poniedziałek o 8” itd.

Nadawanie priorytetu i przypisanie etykiety

Przed wysłaniem wiadomości do Todoist możesz też ustalić jej priorytet oraz dodać etykietę. Priorytet dodasz wpisując w polu wiadomości “!!1” (najwyższy priorytet), “!!2” lub “!!3”. Natomiast etykietę możesz wstawiać tak samo jak przy tworzeniu zadania w Todoist, czyli zaczynając od znaku “@”. Przykładowo wpisanie “@email” doda etykietę “email” do tego zadania, ale pod warunkiem, że masz taką etykietę utworzoną wcześniej w Todoist. Jest to zabezpieczenie przed dodawaniem wielu niechcianych etykiet, gdyż często w wiadomościach e-mail wywoływane są osoby (do reakcji na wiadomość) właśnie przez zapis, który rozpoczyna się od znaku “@”.

Każdy e-mail wyślesz jako zadanie Todoist z dowolnego programu pocztowego

Na poniższym ekranie widoczne jest zadanie, które zostało utworzone automatycznie po przesłaniu wiadomości e-mail do Todoist.


Wygląd zadania w Todoist, które zostało przesłane z wiadomości e-mail

Formatowanie tekstu w tytułach zadań

Formatowanie tekstu w Todoist jest mocno ograniczone. Z założenia ma być jednolicie i prosto. Niemniej, jest możliwość pogrubienia tematu zadania lub jego fragmentu, pochylenia tekstu i wstawienia hiperłącza. Wybrane przykłady to:

  • Zadanie z !!pogrubionym fragmentem tekstu!! – Zadanie z pogrubionym fragmentem tekstu
  • **Pogrubiony tekst inną metodą**Pogrubiony tekst inną metodą
  • *Pochylony tekst*Pochylony tekst
  • ***Pochylony i pogrubiony tekst***Pochylony i pogrubiony tekst
  • To jest link do strony https://nietechnologiczni.pl (nietechnologiczni) – To jest link do strony nietechnologiczni

Jak dodać zadanie, którego nie będzie można zaznaczyć jako zrealizowane

W Todoist masz też możliwość utworzenia zadania, którego nie będzie można potwierdzić jako zrealizowane poprzez jego kliknięcie. Po pierwsze, możesz wykorzystać tę metodę, jeżeli chcesz traktować zapisy jako informacje (z założenia nie chcesz realizować tych zadań, tylko tworzysz listę z notatkami). Po drugie, możesz w ten sposób podzielić projekt na sekcje.

Sposób jest bardzo prosty. Wystarczy zacząć temat zadania od “* ” (gwiazdka i spacja) i dalej napisać temat zadania, na przykład * To jest ważna informacja, której nie chcę usunąć

Przykłady formatowania tematów zadań

Jak udostępnić projekt innym osobom

Udostępnienie projektu Todoist jest możliwe w wersji Premium. Co ciekawe, możesz udostępnić projekt osobom, które korzystają z darmowej wersji Todoist. Takie osoby będą widziały zadania, ale już nie komentarze i etykiety przypisane do zadań. Będą mogły zatwierdzać zadania oraz tworzyć nowe. Tych ograniczeń nie będzie, gdy osoba której udostępnisz projekt także będzie korzystać z wersji Premium. Synchronizacja udostępnionych projektów jest praktycznie natychmiastowa. Udostępniony projekt bardzo dobrze sprawdza się jako rodzinna lista zakupów, ale też jako lista zadań. W firmie może być świetnym narzędziem do organizacji pracy zespołu i realizacji projektów firmowych. W udostępnionych projektach możesz delegować zadania innym osobom.

Żeby udostępnić projekt wejdź w niego i kliknij w trzy kropki. Jedną z widocznych opcji w menu, które się pokaże będzie “Współdziel projekt”. Podaj adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić projekt i zatwierdź.

Udostępnianie projektu innym osobom – nawet jeżeli nie korzystają z płatnej wersji Todoist

Integracja Todoist z Kalendarzem Google

Możesz połączyć listę zadań z Kalendarzem Google w taki sposób, że zadania z wybranego projektu będą widoczne w Kalendarzu Google, ale także zadania dodane do kalendarza pojawią się na liście zadań w aplikacji Todoist. Łączy się jeden projekt z wybranym Kalendarzem. Możesz zdecydować, czy chcesz synchronizować wszystkie zadania, czy tylko te z terminami, a także, czy po ukończeniu zadania mają być widoczne w kalendarzu. Uważam, że jeżeli korzystasz z kalendarza, to jest to ciekawe rozwiązanie, ale moim zdaniem godne polecenia tylko dla zadań z terminem. Słabo też wychodzi integracja zadań cyklicznych, które nie do końca prawidłowo synchronizują się, gdy są przenoszone na inne terminy.

Połączenie Todoist z Kalendarzem Google możesz wykonać tylko w webowej wersji aplikacji. W tym celu wejdź na stronę Todoist, kliknij w ustawienia i wybierz “Integracje”. Połącz wybrany projekt z wybranym kalendarzem (warto rozważyć, czy nie utworzyć osobnego kalendarza dla zadań).

Zobacz też:

Tworzenie i edycja wydarzeń w Kalendarzu Google – aplikacja na komputer

Kalendarz Google – synchronizacja z telefonem i tabletem Android oraz udostępnianie kalendarzy znajomym

Integracja Todoist z Kalendarzem Google jest możliwa w przeglądarce internetowej na stronie Todoist